Nasze podejście do organizacji projektu wdrożeniowego

Projekt ma mieć określony początek i koniec oraz powinien przynieść w tym czasie konkretne rezultaty. Znajomość tej definicji niestety nie działa jak magiczne zaklęcie, a za wdrożeniem nawet najlepszych pomysłów musi iść organizacja, która umożliwi jego sprawną realizację.
Zarządzanie projektem

W dzisiejszym artykule postaramy się przybliżyć Państwu nasz przepis na szczęśliwy Go-live. W dalszej części opowiemy o:

Spis treści

Fintiera to przedsięwzięcie powołane do życia przez konsultantów SAP o wieloletnim doświadczeniu projektowym. Podstawowym jego owocem są oczywiście nasze dedykowane rozwiązania, które opisujemy regularnie na naszym blogu. Wspomniane doświadczenie to również sumarycznie tysiące poświęconych roboczo godzin, które nauczyły nas nie tylko „co?” wdrażać, ale również „jak?” wdrażać. Nie ma tu jakiegoś szczególnego „patentu”, ale jest przede wszystkim wiedza, która pozwala nam realnie określić jak powinno się przejść porządnie przez wszystkie etapy realizacji założeń projektowych. Te dobre praktyki, które udało się nam wypracować, są od pierwszego dnia przekazywane naszym najmłodszym pracownikom. Patrząc na czyste definicje, do implementacji naszych produktów wypracowaliśmy podejście będące hybrydą metodyk kaskadowych oraz zwinnych. Końcowej recepty na sukces upatrujemy jednak w czymś innym niż ścisłe przywiązanie się do PM-owskich manifestów.

Budowanie założeń

Najczęściej, zanim kick-off dojdzie do skutku, spotykamy się z Państwem na warsztatach, podczas których prezentujemy nasze dedykowane rozwiązania. Na koniec prosimy o wypełnienie ankiety, na podstawie której układamy sobie profil Państwa firmy pod kątem naszych produktów. Oznacza to, że jeszcze przed pierwszą oficjalną fazą wdrożenia mamy możliwość przygotowania się do kluczowych zagadnień, które poruszane będą podczas właściwych warsztatów.

Formalnie pierwszą fazą projektu Fintiera, jest etap Małej Koncepcji Biznesowej, który pomimo pieszczotliwej nazwy, ma dla nas fundamentalne znaczenie dla realizacji. To wtedy spotykamy się z Państwa zespołem, zadajemy pytania i rysujemy sobie – dosłownie i w przenośni – procesy AS-IS i TO-BE. Na tym etapie rodzą się wyzwania, na których uczymy się specyfiki kolejnego biznesu, kolejnych księgowań, nowych potrzeb oraz pomysłów. Etap MKB to też miejsce, w którym staramy się służyć   Państwu radą nie tylko techniczną, ale również BI-ową. Nasi klienci często pytają nas „A jak radzą  sobie z tym w innych firmach?” – najczęściej zmieniamy się wtedy w „przemytników” dobrych praktyk. Po każdych warsztatach zabieramy się od razu do pracy: redagujemy notatkę, weryfikujemy omawiane zagadnienia na naszym systemie deweloperskim lub klienckim (tam, gdzie mamy taką możliwość). Ilość spotkań, które wynikną z tej fazy jest bezpośrednią wypadkową zagadnień, które musimy omówić, przedyskutować oraz opisać. Produktem końcowym etapu jest dokument Małej Koncepcji Biznesowej, który przed oddaniem jest czytany wspólnie z zespołem wdrożeniowym po stronie Klienta. Weryfikujemy wówczas czy wszystkie bolączki zostały opisane dostatecznie precyzyjnie, czy udało się zidentyfikować wszystkie potencjalne CRy, oraz czy jesteśmy gotowi na przejście do konfiguracji systemu.

Relizacja na systemie

Właściwą realizację można zwyczajowo podzielić na trzy podstawowe podetapy:

  • Konfiguracja i development
  • Testy akceptacyjne z Klientem
  • Start produkcyjny projektu.

Zwyczajowo realizacja powinna być „cichym” etapem, w którym konsultanci funkcjonalni i techniczni realizują swoje prace na systemie w oparciu o dokument MKB, a interakcja z zespołem projektowym po stronie Partnera jest ograniczona. Nie zawsze jednak jest to możliwe, bo np.:

  • Konsultanci napotykają trudne do przewidzenia problemy merytoryczne i techniczne
  • Podczas fazy realizacji Biznes „przypomina” sobie o kluczowych zagadnieniach
  • Zmienia się otoczenie zewnętrzne projektu (np. przepisy prawa).

Oczywiście wymienione wyżej ryzyka charakterystyczne są dla projektów wszelakich – nie tylko SAP-owych. Kluczowym jest tutaj sposób reakcji na takie zdarzenia. W Fintiera wychodzimy z założenia, że każdy moment jest dobry na dyskusję, wspólne przepracowywanie trudności, ale również nowe pomysły, które niekiedy wskazują naszym wdrożeniowcom prostsze kierunki działania.

Testy akceptacyjne

Po rozwikłaniu wszystkich zagadek i skonfigurowaniu Państwa systemu, szykujemy się do UAT. Przed tym etapem dostarczamy zawsze instrukcje stanowiskowe oraz scenariusze testowe, które mogą Państwo zweryfikować. Niekiedy naszych Partnerów dziwi, że sprawdzamy wówczas również czy właściwie funkcjonuje przygotowana przez nas logika uprawnień. To kolejna wypracowana z doświadczenia praktyka, która nauczyła nas, że nie warto zostawiać sobie niespodzianek w tym obszarze na Go-live. 

Same testy rozpoczynamy warsztatami, na których nasi konsultanci pokazują podczas spotkań modelowy proces i opowiadają o docelowym kształcie naszego rozwiązania już na państwa środowisku SAP-owym. Następnie, zwłaszcza przy rozległych projektach, dzielimy się na podgrupy merytoryczne. Testy akceptacyjne to pierwszy moment, w którym nasi klienci mają szansę poznać nasze produkty oraz zweryfikować opracowane założenia. Podobnie jak w fazie konfiguracji, jesteśmy przygotowani na dalsze uwagi, a testy w danym obszarze kończymy, naturalnie, po otrzymaniu akceptacji ze strony Biznesu.

Go-live i wsparcie

Przeniesienie rozwiązania na środowisko produkcyjne, to już przede wszystkim wypadkowa pracy wykonanej na poprzednich etapach i przygotowywanego przez nas za każdym razem planu startu. Natomiast Go-live, rozumiany jako rozruch rozwiązania, to zawsze wyzwanie i emocje dla Wszystkich, bez wyjątku, uczestników projektu. Nasi konsultanci, zwłaszcza w pierwszych tygodniach, czuwają nad prawidłowym działaniem procesu w Państwa firmie. W przypadku pojawienia się jakiegoś problemu, który nie był możliwy do wychwycenia na środowisku testowym, nasi Partnerzy mogą liczyć na naszą analizę i pomoc. Zaufanie do naszych usług ma dla nas kluczowe znaczenia, zwłaszcza wtedy, gdy już polegacie Państwo na naszych produktach.

Kiedy kurz po starcie produkcyjnym opada, nasz zespół funkcjonalny aktualizuje dokumenty projektowe (w tym Małą Koncepcję Biznesową, jeżeli pojawiły się jakieś zmiany w założeniach) oraz dostarcza dokumenty techniczne. Przeprowadzane są również warsztaty z administratorami, które pozwalają Państwu na samodzielne utrzymywanie nowych funkcji.

Wyciąganie wniosków

Uchylając nieco rąbka tajemnicy, po zakończeniu wdrożenia nasi konsultanci spotykają się na spotkaniu podsumowującym projekt, w którym omawiamy sobie wewnętrznie doświadczenia z projektu, które mają uczynić nasze kolejne implementacje coraz lepszymi. 

Zaprezentowane wyżej podejście oczywiście najłatwiej przełożyć na rozwiązania, którym poświęcamy miejsce na naszym blogu. Zespół Fintiera to jednak również mniejsze usprawnienia w modułach FI i TRM, którymi od lat z powodzeniem zajmują się nasi konsultanci. Przy zachowaniu skali, przekładamy opisywane dobre praktyki na wszystkie nasze usługi – niezależnie od ich wielkości.

Projekt w czasach pandemii

Pandemia koronawirusa nauczyła nas, że projekty (również SAP-owe) można bez przeciwskazań realizować zdalnie. Stale rozwijająca się infrastruktura narzędzi takich jak Microsoft Teams, która pozwala na przeprowadzanie konferencji on-line z udziałem nawet kilkudziesięciu osób. Mało tego, przy napiętym harmonogramie (np. ubiegłoroczne sprawozdania do UOKiK) udało się nam dostarczyć rozwiązanie na czas również ze względu na możliwość elastycznej organizacji dnia pracy naszego i naszych Partnerów. Taka forma realizacji jest też odpowiedzią na rosnące koszty logistyki, co ma niemałe znaczenie przy organizacjach, w których księgowość ma charakter zdecentralizowany i jest rozproszona po oddziałach w całej Polsce.

Jeżeli nasza wizja wzorowego projektu jest Państwu bliska, a któryś z naszych produktów wzbudził Państwa szczególne zainteresowanie, to zapraszamy do kontaktu. Nasz zespół merytoryczny z przyjemnością przygotuje dla Państwa dedykowany Webinar, żeby przedstawić nasze pomysły na usprawnienia procesów w szerokorozumianych obszarach finansowych.

Autor: Marcin Ziemba

Przeczytaj też podobne wpisy:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Umów się na specjalny webinar dla Twojej firmy!

guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments