W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie konkurencja jest zacięta, a wymagania klientów ciągle ewoluują, efektywne zarządzanie procesami biznesowymi firmy stało się kluczowym czynnikiem sukcesu. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw zwraca się ku zaawansowanym systemom zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, takim jak SAP ERP.
Spis treści
System ERP – do czego służy?
System ERP charakteryzuje się budową modułową, która pozwala na organizowanie i kontrolowanie procesów z wielu obszarów firmy, a dane gromadzone są we wspólnej bazie, co umożliwia integrację działań pomiędzy różnymi departamentami, co z kolei przekłada się na poprawę obsługi zgłoszeń i skrócenie czasu realizacji różnych procesów.
Wdrożenie systemu ERP może przynieść wiele korzyści, takich jak usprawnienie procesów biznesowych, zwiększenie efektywności operacyjnej, poprawa śledzenia i analizy danych oraz lepsze zarządzanie zasobami. Jednak przed podjęciem decyzji o wdrożeniu jakiegokolwiek systemu ERP, firma musi dokładnie ocenić, czy jest to odpowiednie rozwiązanie dla jej potrzeb i środowiska biznesowego.
W niniejszym artykule przyjrzymy się głównym kwestiom, które pozwolą ocenić, czy najczęściej wdrażany system ERP – SAP, jest odpowiedni dla Twojego przedsiębiorstwa. Omówimy jakie korzyści płyną z wdrożenia systemu SAP, jakie wyzwania stoją przed firmą decydującą się na taki proces, a przede wszystkim jakie czynniki należy rozważyć zanim zdecydujemy się na przeprowadzenie wdrożenia.
Czynniki, które należy rozważyć przy wdrażaniu systemu ERP
- Skala działalności
Przy decyzji o wdrożeniu systemu ERP ważna jest skala działalności Twojego biznesu. Jej określenie pozwoli na analizę istniejących na rynku rozwiązań pod kątem docelowej liczby użytkowników. Mniejsze firmy przeważnie posiadają mniej procesów biznesowych do obsłużenia, co pozwala na rozważenie mniej kosztownych opcji dostępnych na rynku. Dla dużych przedsiębiorstw ważne będzie posiadanie rozbudowanego narzędzia obsługującego wiele procesów oraz możliwość jego dostosowania do swoich potrzeb.
- Poziom skomplikowania procesów biznesowych
Im bardziej skomplikowane procesy biznesowe zachodzą w Twoim przedsiębiorstwie, tym bardziej kompleksowego systemu Ci potrzeba. Przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu jakiegokolwiek systemu informatycznego warto się zatem zastanowić, jakie działania chcesz w ramach pracy Twojej firmy obsługiwać, jaka jest ich charakterystyka oraz czego potrzebujesz do ich przeprowadzenia. Po określeniu tych wytycznych należy zweryfikować (za pomocą dostępnych materiałów lub konsultując się ze specjalistami zajmującymi się wdrażaniem systemów ERP) czy system, który chcesz wdrożyć jest w stanie zapewnić odpowiednią obsługę procesów biznesowych.
- Budżet
Zanim zdecydujesz się na wdrożenie systemu powinieneś zapoznać się z kosztem, nie tylko przeprowadzenia takiego projektu (obejmującego m. in. analizę przedsiębiorstwa, odpowiednie dostosowanie do potrzeb, szkolenia użytkowników), ale także ewentualnego rozszerzenia o dodatkowe funkcjonalności. Wdrożenie systemu ERP w dużym przedsiębiorstwie jest zdecydowanie droższym przedsięwzięciem niż w firmie średniej lub małej, dlatego warto odpowiednio przygotować budżet dla takiego projektu.
- Branża
Przy wyborze systemu obsługującego procesy w firmie warto sprawdzić, czy na rynku istnieją rozwiązania dostosowane do specyfiki Twojej działalności. Systemy ERP są rozbudowane odpowiednio, aby obsłużyć większość procesów w różnych branżach, jednak czasem w specjalistycznych dziedzinach mogą powstawać dedykowane do nich rozwiązania.
- Dostępność zasobów IT
Wdrożenie systemu informatycznego wymaga nie tylko przeszkolenia kadry w zakresie użytkowania, ale także zapewnieniu swojej firmie dostępu do osób potrafiących obsłużyć i rozbudowywać oprogramowanie. Należy zdecydować, czy obsługa całego systemu ma zostać po stronie dostawcy oprogramowania, czy przedsiębiorstwo chce posiadać własny dział odpowiadający za takie działania. Przy okazji warto zweryfikować dostępność dostawców na rynku oraz ceny ich usług, lub dostępność pracowników na rynku pracy, których można zatrudnić na powstałe po wdrożeniu stanowiska.
- Integracja z istniejącymi systemami
Jeśli firma korzysta z różnych rozwiązań informatycznych, przed wdrożeniem systemu ERP należy się zastanowić, czy nowe oprogramowanie może zastąpić dotychczasowe, a jeśli nie, to czy można je łatwo ze sobą zintegrować. Ważne jest także określenie z jakimi zewnętrznymi systemami oprogramowanie ma się łączyć – przykładem takiego połączenia może być bezpośrednia wymiana informacji z bankiem (bez korzystania z zewnętrznych aplikacji).
- Regulacje prawne
W każdym kraju istnieją regulacje prawne dotyczące różnych obszarów biznesowych. Przy wdrażaniu systemu ERP trzeba określić jakie regulacje dotyczą Twojego zakresu działalności i zweryfikować, które oprogramowanie jest z nimi kompatybilne.
Korzyści z wdrożenia systemu SAP
Oprogramowanie SAP do zarządzania przedsiębiorstwem istnieje na rynku od ponad 50lat i jest dostępne w wielu krajach. W związku z tym posiada rozwiązania i funkcjonalności, które odpowiadają potrzebom przedsiębiorstw w różnych branżach i jest dostosowany do regulacji prawnych wielu krajów. Ponadto charakteryzuje się innymi cechami, które wyróżniają go na tle innych systemów ERP. Poniżej zostały przedstawione korzyści z wdrożenia systemu SAP:
- Kompleksowość i integracja
Jedną z głównych przewag systemu SAP nad konkurencyjnymi systemami ERP jest jego kompleksowość i zdolność do integracji z wieloma obszarami działalności firmy. SAP oferuje szeroki zakres modułów, które obejmują zarządzanie finansami, produkcją, zaopatrzeniem, sprzedażą, zasobami ludzkimi, a nawet analitykę biznesową. Ta wszechstronność pozwala firmom na łatwe dostosowanie systemu do swoich indywidualnych potrzeb.
- Obsługa branż specjalistycznych
SAP jest znany z doskonałej obsługi wielu branż specjalistycznych, w tym przemysłu farmaceutycznego, motoryzacyjnego, produkcji, handlu detalicznego i wielu innych. System oferuje specjalizowane moduły, które są dostosowane do unikalnych wymagań tych sektorów, co czyni go atrakcyjnym wyborem dla firm o różnych profilach działalności.
- Innowacyjność
SAP jest liderem w dziedzinie innowacji technologicznych. System stale wprowadza nowe funkcje i rozwiązania, które pomagają firmom utrzymać się na czele zmian w technologii. Przykładem jest platforma SAP HANA, która umożliwia przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym i wspiera analizę big data.
- Dostępny globalnie system
SAP jest obecny w większości krajów i oferuje wsparcie na całym świecie. To oznacza, że firmy operujące na różnych rynkach mogą polegać na jednolitym systemie SAP, dostosować go do obsługi procesów zgodnie z regulacjami krajowymi i mieć pewność, że otrzymają wsparcie w swoim regionie.
- Elastyczność i skalowalność
SAP jest elastyczny i skalowalny, co pozwala firmom na dostosowanie systemu do swojego rozmiaru i potrzeb. Firmy mogą dodawać nowe moduły i funkcje w miarę rozwoju, co ułatwia zarządzanie wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu SAP jest procesem wymagającym dokładnej analizy i planowania. Wybór odpowiedniego systemu ERP może znacząco wpłynąć na efektywność i konkurencyjność Twojej firmy. Dlatego warto poświęcić odpowiednio dużo czasu na zbieranie informacji, konsultacje z ekspertami oraz ocenę korzyści i kosztów.
Pamiętaj, że wdrożenie SAP to inwestycja zarówno finansowa, jak i czasowa. Jednak, gdy jest ono przemyślane i odpowiednio zrealizowane, może przynieść wiele korzyści, w tym usprawnienie procesów biznesowych, zwiększenie efektywności i lepsze zarządzanie danymi. Konieczne jest również zaangażowanie całego zespołu w proces wdrożenia, a także odpowiednie przeszkolenie pracowników, aby zapewnić sukces projektu.
Nie zapomnij również o utrzymaniu systemu po wdrożeniu poprzez zapewnienie stałego wsparcia IT oraz monitorowania, czy system SAP nadal spełnia rosnące potrzeby Twojej firmy. Podejmując decyzję o wdrożeniu SAP, zastanów się nad długoterminowymi konsekwencjami i korzyściami, które może przynieść to przedsięwzięcie.
Autor: Agata Czarnota
Wsparcie dla Twojej firmy
Twoja Firma boryka się z problemami, które powodują zatory płatnicze? Eksperci Fintiery potrafią sobie z tym świetnie poradzić. Odwiedź specjalną stronę: Zatory Płatnicze – i poznaj rozwiązania, jakie przygotowaliśmy.
