SAP księgowość – jak usprawnić pracę przy księgowaniu wyciągu bankowego? Najczęstsze problemy użytkowników

Jednym z najpopularniejszych wyborów na rynku jest oprogramowanie SAP. Mnogość opcji i procesów obsługiwanych przez SAP oraz ciągły rozwój to niewątpliwie ogromne zalety tego systemu, jednak nie jest on wolny od pewnych wad, które można wyeliminować poprzez zastosowanie narzędzi dostosowanych do potrzeb użytkowników. W tym artykule skupimy się na możliwościach i ograniczeniach systemu SAP w obrębie obsługi rachunku bankowego.
Wyciągi w SAP

Obsługa wyciągu bankowego w SAP – standardowe mechanizmy i ich ograniczenia.

W programie SAP, księgowość obsługiwana jest przez grupę transakcji obejmującą większość niezbędnych do uzgodnienia finansów firmy funkcji. Mechanizmy dostarczane w standardzie oprogramowania są rozbudowane i odpowiadają na większość potrzeb użytkowników
z działów księgowości. Jednak biorąc po uwagę fakt, że SAP jest systemem wykorzystywanym w wielu krajach i przy różnych procesach, ustandaryzowanie ich w sposób odpowiadający wszystkim użytkownikom jest niemożliwe. Przyjrzyjmy się zatem codziennym działaniom osób odpowiadających za bankowość elektroniczną spółki.

Spis treści

Przechowywanie i import plików

Pierwsze z transakcji obsługujących wyciągi bankowe były transakcjami manualnymi, bez żadnej automatyzacji, wymagały więc wprowadzenia wszystkich danych z wyciągu ręcznie. Jednak z upływem czasu powstały nowe formy komunikacji banków z firmami, które umożliwiały częściową automatyzację codziennych czynności. Obecnie wyciąg z konta bankowego możemy otrzymywać różnymi kanałami komunikacyjnymi, jest on także dostarczany w kilku formatach (np. PDF, MT940, XML). Obsługiwana standardowo przez SAP komunikacja ogranicza się do folderów sieciowych i plików dostępnych na dyskach lokalnych. Posiadając takie pliki można je przetwarzać automatycznie bez konieczności ręcznego przepisywania każdej pozycji. Niestety to rozwiązanie, mimo iż z pewnością usprawnia pracę, nie jest najlepiej zautomatyzowane.

SAP w swoim standardzie nie obsługuje nowoczesnych form komunikacji z bankami, każdorazowo musimy wskazać pliki, które chcemy importować do systemu. Dodatkowo najczęściej wykorzystywaną transakcją jest FF_5 do automatycznego przetwarzania wyciągów, jednak jej ograniczeniem jest możliwość przetwarzania jednego pliku na raz. Takie importowanie znacznie spowalnia codzienną pracę z wyciągami bankowymi i absorbuje czas oraz uwagę nawet kilku pracowników, w przypadku posiadania większej liczby rachunków.

Wyciąg z konta w SAP
Nowoczesne metody komunikacji mają zapewnić bezpieczną i szybką wymianę informacji, warto zatem skorzystać z istniejących możliwości i wdrożyć rozszerzenia SAP, które pozwalają na obsługę tego typu kanałów.

Wyciąg bankowy - standaryzacja plików

Wyciągi z rachunku bankowego są obecnie bardzo istotnymi nośnikami informacji, warto zatem zadbać o jakość ich przetwarzania. Ujednolicenie i poprawienie jakości informacji przekazywanych w wyciągach bankowych miała zapewniać sieć SWIFT, której format MT940 miał być odpowiedzią na potrzebę odbierania informacji o transakcjach handlowych w takiej samej formie z różnych instytucji. Niestety wdrożenie tego formatu zakończyło się stworzeniem plików o różnej strukturze w różnych bankach – wytyczne dotyczące budowy plików pozostawiały ogromną swobodę podmiotom biznesowym, przez co każdy z nich dostosował zawartość do własnego systemu, co przełożyło się na dalszy brak standaryzacji plików. Ten problem jest kluczowy przy próbie konfiguracji odczytywanych z plików bankowych danych.

SAP udostępnia narzędzia, które pomagają zautomatyzować proces przetwarzania i księgowania wyciągów, jednak najważniejsze są informacje, na jakich program może się opierać. Jeśli zatem otrzymujemy pliki w formacie MT940, które zawartością są zupełnie od siebie różne, automatyzacja jest bardzo trudna. Warto w tym miejscu podkreślić, że wszelkie narzędzia do dalszego księgowania transakcji bazują na danych otrzymanych w momencie importu, warto zatem zainwestować w dokładną analizę i ustandaryzowanie formatów, z których korzystamy w przedsiębiorstwie.

Dostęp i katalogowanie plików

Przyglądając się codziennej pracy przy wyciągach z rachunku bankowego możemy zauważyć, że korzystanie z plików MT940 nie jest wystarczające dla odbiorców informacji. Jest to spowodowane różną jakością danych zawartych w plikach czytelnych dla systemu i tych przeznaczonych dla użytkownika, tj. plików PDF. Gdy potrzebujemy dodatkowej identyfikacji danej transakcji handlowej to z dużym prawdopodobieństwem na wyciągu PDF znajdziemy opis, który o wiele precyzyjniej wskaże nam czego ona dotyczy. Jak zatem radzą sobie użytkownicy działów finansowych? Najczęściej wykorzystują zapisane w folderze pliki PDF lub rzadziej wertują wydrukowane wyciągi bankowe, jeśli firma wykorzystuje taki sposób archiwizacji. Poza standaryzacją plików jest to więc jeden z największych problemów użytkownika końcowego – brak dostępu do plików w formacie PDF z poziomu systemu księgowego.

Dodatkowo otrzymując pliki z kilku instytucji często napotykamy na zupełnie odmienne sposoby oznaczania plików. Niektóre są przystępne, inne nie są do końca czytelne dla użytkownika i nie zawsze jesteśmy w stanie stwierdzić jakiego rachunku bądź rachunków dany plik dotyczy. Katalogowanie plików poza systemem jest kolejną czasochłonną czynnością, a konieczność sięgania do zasobów w folderach sieciowych spowalnia pracę.

Odpowiedzią na te problemy może być wykorzystanie rozszerzeń SAP do odpowiedniego skatalogowania i przesuwania plików w ramach folderów sieciowych oraz bezpośredni dostęp do plików z systemu.

Lista wyciągów w SAP

Ewidencja błędów pliku z konta bankowego

Bardzo istotnym elementem, na który na co dzień nie zwraca się uwagi jest także ewidencja błędów przy przetwarzaniu plików. Standard ma ograniczoną możliwość analizowania problemów występujących podczas importu, co przekłada się na wydłużony czas ich identyfikacji. 

Takie czynności nie są codziennością, jednak w przypadku wystąpienia błędu przetwarzania wymagają dużego nakładu pracy ze strony administratora, który musi ustalić co dokładnie nie zadziałało w celu pozyskania odpowiedniego pliku z banku. W skrajnych przypadkach można posłużyć się manualnym wprowadzeniem wszystkich transakcji z danego wyciągu, jednak jest to mało optymalne rozwiązanie.

Ewidencja błędów pliku z konta bankowego

Automatyzacja poprzez konfigurację rachunku bankowego

Wyciągi bankowe charakteryzują się powtarzalnością występujących transakcji. Procesy księgowania mogą być rozbudowane, jednak spora ich część jest powtarzalna. Z tego powodu obszar wyciągów bankowych jest dobrym obiektem do automatyzacji. Przeprowadzając księgowanie wyciągów bankowych SAP standardowo bazuje na konfiguracji wdrożonej po analizie potrzeb klienta. Narzędzia programowe pozwalają na przypisanie schematów księgowania do operacji bankowych, jednak jest to bardzo ograniczony mechanizm.

Aby lepiej zrozumieć problemy standardu wystarczy spojrzeć na mnogość opcji jakie występują przy księgowaniu dokumentów. Prowadząc ewidencję księgową chcemy, by informacje były jak najbardziej dokładne, żeby wracając do nich po czasie móc w łatwy sposób odnaleźć wszystkie związane z daną transakcją wydarzenia. Mamy zatem różne typy zdarzeń gospodarczych, możemy korzystać z notatek, referencji, przypisań, numerów zleceń płatniczych itd. Wszystkie te wartości mają ostatecznie przekazywać informację, kiedy i w jakim celu dana transakcja miała miejsce, czy jest to opłata za wystawioną nam fakturę, czy może wpłata od kontrahenta, który uregulował już swoje zobowiązanie wobec naszej spółki. Każde zdarzenie gospodarcze musi zostać odpowiednio odzwierciedlone w księgach rachunkowych, a co za tym idzie zapis o odbytej transakcji musi znaleźć się na kontach KG. Księgowanie wyciągów bankowych na kontach Księgi Głównej powinno być zatem sterowane zaawansowanymi metodami automatyzacji.

Pierwszym problemem, który napotkamy przy próbie precyzyjnego skonfigurowania zdarzeń gospodarczych występujących w banku, jest możliwość przypisania tylko jednej reguły do danej operacji bankowej – a jak wiadomo banki nie rozdzielają dokładnie rodzajów transakcji, często zdarza się, że pod jednym kodem zdarzenia gospodarczego kryją się działania, które chcemy ewidencjonować w różny sposób w naszych księgach.

Chcąc ominąć powyższe ograniczenie sięgamy do bardziej zaawansowanych narzędzi z oferty SAP – możemy bowiem wykorzystać wzorce wyszukiwania. Tutaj posługujemy się opisem z rachunku bankowego do wskazania dokładnej wartości tekstowej, dla której możemy zdefiniować nie tylko regułę księgowania, ale również tekst pozycji, przypisanie i inne pola z dokumentu księgowego. Niestety wykorzystanie wzorców wyszukiwania jest bardzo trudne, zarezerwowane głównie dla konsultantów z odpowiednią wiedzą techniczną. Dostęp do pól, które możemy wypełniać wskazaną przez nas wartością również jest ograniczony, a stworzenie odpowiedniej konfiguracji dla jednego przypisania jest mało intuicyjne. To wszystko sprawia, że automatyzacja jaką możemy osiągnąć jest na dosyć niskim poziomie, a pracownicy nadal tracą czas na księgowanie transakcji niewymagających szczególnej uwagi. Najlepszą odpowiedzią na takie problemy jest wykorzystanie ulepszonych narzędzi konfiguracyjnych rozszerzających funkcjonalności SAP, dodatkowo prostych w obsłudze dla klienta.

Autokonfiguracja

Algorytmy wyszukiwania

Analizując mechanizmy konfiguracji wykorzystywane w systemie SAP warto również zwrócić uwagę na dostępne algorytmy wyszukiwania. Ich ideą jest przeszukiwanie danych w systemie w celu rozliczenia pozycji (w przypadku wyciągów bankowych) z odpowiednim dokumentem wcześniej wprowadzonym – np. z fakturą lub zleceniem płatniczym. Pomysł na takie parowanie transakcji jest bardzo dobry dla przyspieszenia procesu księgowania, jednak oferowane przez SAP narzędzia standardowe są mocno ograniczone. O ile numeracja zleceń płatniczych może być utrzymywana w odpowiedni sposób i przy zapewnieniu dobrej komunikacji z bankiem łatwiej identyfikuje się operacje wychodzące, tak przy przelewach przychodzących nie mamy wpływu na jakość opisu danej transakcji. To powoduje, że przy próbie wyszukania numeru faktury standardowo wprowadzanego w polu „Referencja” system bardzo często nie jest w stanie znaleźć danego dokumentu, gdyż nie jest on w identycznej formie jak na dokumencie pierwotnym. Tak nieelastyczne algorytmy również znacznie utrudniają automatyzację pracy, a z pewnością korzystając z bardziej rozbudowanych rozszerzeń można znacznie jakość wyszukiwania poprawić.Kolejnym punktem jest również wyszukiwanie kontrahentów. Większość spółek w ramach swojej działalności gospodarczej posiada partnerów biznesowych, z którymi wymiana handlowa nie jest jednorazowa. W takich przypadkach z pewnością dane tych kontrahentów są utrzymywane w systemie dla prostszej realizacji płatności i księgowania wystawionych faktur.
Wyszukiwanie kontrahentów w SAP

Niestety bez standaryzacji wyciągów bankowych o wiele trudniej jest odnaleźć odpowiedniego kontrahenta po numerze IBAN wykorzystując standardowe algorytmy. Jeśli posłużymy się odpowiednio zbudowanym rozszerzeniem, możemy liczyć na znacznie lepsze dopasowanie partnerów biznesowych do danej pozycji, co z kolei przełoży się również na jakość wyszukiwania dokumentów do rozliczenia. Warto zatem zdecydować się na rozbudowane mechanizmy, które zautomatyzują pracę i znacznie przyspieszą księgowanie wyciągów w systemie SAP.

Administracja

Proces administrowania wyciągami z konta bankowego może na pierwszy rzut oka wydawać się prosty, jednak przyglądając się bliżej czynnościom jakie należy wykonać w różnych przypadkach łatwo zidentyfikować kolejne problemy. Kwestie importu, standaryzacji i błędów plików zostały opisane powyżej, jednak czasami administrator musi wykonać dodatkowe działania, takie jak usuwanie wyciągu czy powtórny import. Zakładając, że import plików wykonywany jest zbiorowo dla grupy z danego banku czy nawet banków, nie od razu można zidentyfikować błędy, które wystąpiły w poszczególnych plikach.

Czasem specjaliści z księgowości w trakcie pracy mogą uznać, że wyciąg przedstawia niepoprawne dane, w związku z czym trzeba go usunąć. Takie działanie standardowo w systemie SAP jest mało intuicyjne i bezpieczne. Po pierwsze, gdy część pozycji została zaksięgowania należy je wystornować, ponieważ przy usuwaniu wyciągu standardowym programem do tego przeznaczonym nie zostaniemy poinformowani o „pozostałościach” w postaci dokumentów księgowych rozliczających dane faktury z pozycjami wyciągu, a podstawa tego księgowania zostanie z systemu usunięta. Powstaną zatem niepoparte dokumentem bankowym księgowania, a po ponownym imporcie wszystkie pozycje wyciągu znów będą otwarte, zatem będą wymagały kolejnego zaksięgowania. 

Należy się zatem upewnić, że wszystkie dokumenty zaksięgowane na danym wyciągu zostały wystornowane, by uniknąć dublowania księgowań. Dodatkowo chcąc usunąć wyciąg musimy bardzo precyzyjnie go wskazać (posługując się numerem systemowym) i uważać, by nie usunąć przypadkiem większej ilości plików niż te wskazane przez księgowość. Program używany do usuwania wyciągów nie posiada żadnych ostrzeżeń i ograniczeń, w łatwy sposób możemy zatem pozbawić się rozliczonych prawidłowo plików historycznych.

Jak zautomatyzować wyciągi bankowe w SAP?

Split payment – księgowanie wyciągu bankowego zawierającego takie operacje jest bardzo dobrym przykładem operacji bankowych idealnych do automatyzacji. Podzielona płatność to mechanizm pozwalający na rozliczanie transakcji z podziałem na kwotę netto i podatek VAT z dwóch rachunków – głównego i VAT. Zatem jak księgować split payment? Przeważnie przy takim rodzaju transakcji poza ustalonymi regułami księgowania posługujemy się również tekstem standardowym w celu prostej identyfikacji tych transakcji. Uzyskując kompletne informacje od banku nie musimy zastanawiać się jak zaksięgować VAT split payment, wystarczy posłużyć się wzorcami wyszukiwania i stworzonymi specjalnie dla tego rodzaju operacji regułami księgowania, żeby księgowania na odpowiednich kontach KG działały w całości automatycznie. Jednak często nawet tak podstawowe przypadki nie są w pełni obsługiwane zgodnie z życzeniem klienta.

Rodzi się zatem pytanie jak zaksięgować wyciągi z konta bankowego nie marnując czasu na powtarzalne manualne czynności? W jaki sposób otrzymać czytelne dla systemu informacje z różnych plików? Jak uniknąć konieczności przeszukiwania folderów sieciowych w poszukiwaniu interesującego nas pliku PDF? I przede wszystkim jak utrzymać automatyzację na poziomie 70-90%?

Aby usprawnić codzienną pracę z wyciągami bankowymi w systemie SAP stworzyliśmy Kokpit Wyciągów Bankowych. Produkt powstał na bazie wieloletnich doświadczeń zbieranych w ramach różnych projektów i jest zestawem najlepszych pomysłów optymalizujących procesy wykorzystywane przy imporcie i księgowaniu wyciągów bankowych. W ramach wdrożenia Klient otrzymuje kompleksową analizę obecnego stanu i bieżących potrzeb, początkową konfigurację i wszystkie narzędzia potrzebne do standaryzacji, konfiguracji i administrowania plikami bankowymi.

Kokpit oferuje przede wszystkim:

  • Standaryzację plików bankowych
  • Obsługę różnych form komunikacji z bankami
  • Odpowiednie katalogowanie plików
  • Zaawansowane narzędzia do administrowania wyciągami bankowymi
  • Bezpieczne funkcje stornowania i usuwania wyciągów dla użytkowników
  • Dostęp do wszystkich informacji i transakcji z jednego miejsca w systemie
  • Możliwość własnoręcznego ustawiania konfiguracji przez użytkowników końcowych
Kokpit Wyciągów SAP

Zachęcamy do zapoznania się z naszym produktem tutaj.

Autor: Agata Czarnota

Przeczytaj też podobne wpisy:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Umów się na specjalny webinar dla Twojej firmy!

guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments