W jednym z poprzednich artykułów na naszym blogu opisywaliśmy techniczne aspekty połączenia systemu SAP ERP bezpośrednio z bankami za pomocą usługi WebService. W tym skupiliśmy się na biznesowym aspekcie wykorzystania tej technologii.
Spis treści
WebService okiem użytkownika
Najważniejszym czynnikiem przy decyzji o wykorzystaniu możliwości połączenia między jednym z systemów ERP przedsiębiorstwa a instytucją zewnętrzną jest skala wynikających z tego korzyści. Wszystkie firmy wykorzystujące SAP posiadają zewnętrzne źródła danych, z których pozyskują zbiór wiadomości do swojego systemu. Zależnie od ilości informacji zewnętrznych, poziomu skomplikowania wprowadzania ich do bazy danych oraz częstotliwości pozyskiwania nowych materiałów, do każdego procesu dobierany jest odpowiedni sposób uzupełniania danych. Przykładem może być wprowadzanie otrzymywanych przez przedsiębiorstwo faktur. W przypadku gdy ich skala jest niewielka, to standardowe dodawanie dokumentów w transakcjach SAP jest rozwiązaniem najprostszym. Jednak gdy jest ich dużo i ręczne wprowadzanie przestaje być optymalne, tworzy się dodatkowe raporty pozwalające na szybkie przetwarzanie informacji np. z zeskanowanych dokumentów.
WebService jest usługą umożliwiającą bezpośrednie połączenie systemu SAP z zewnętrznym systemem bankowym i bezpieczną wymianę danych. W ramach realizacji różnych projektów wykorzystujemy tę technologię, aby zautomatyzować proces pobierania danych, przyspieszyć go oraz wykluczyć możliwość popełnienia błędu przy ręcznym przenoszeniu danych z systemu bankowego do ERP. Decydując się na uruchomienie połączenia WebService, firmy najczęściej mają na celu wyeliminowanie konieczności logowania się do wielu systemów bankowych przez poszczególnych pracowników na rzecz szybszego i bezbłędnego pobrania danych bezpośrednio do SAP. Ponadto łącząc się z bankami za pomocą WebService, zyskujemy możliwość wysyłania zleceń zapłaty lub wykonywania działań na środkach pieniężnych na poszczególnych kontach.
Jak korzystanie z takiej usługi wpływa zatem na pracę codzienną użytkownika? Biorąc za przykład pobieranie wyciągów bankowych za pomocą komunikacji WebService: pracownik księgowości nie musi już codziennie logować się do kilku systemów bankowych i pobierać wyciągów dla poszczególnych kont firmowych. Zamiast tego w systemie ERP, wykorzystując WebService, wysyła zapytanie o wyciągi i otrzymuje dane bezpośrednio w SAP, unikając konieczności przetwarzania plików wyciągowych w odpowiedniej transakcji lub ręcznego wprowadzania wszystkich pozycji z wyciągu. Natomiast w przypadku wykorzystania usługi WebService w płatnościach użytkownik może zlecać przelewy bezpośrednio z systemu SAP – ponownie zatem unika konieczności logowania się do wielu usług bankowych za każdym razem, gdy chce zlecić przelew lub zarządzić w jakiś sposób środkami na koncie firmowym.
Korzyści wynikające z automatyzacji połączenia do pobierania danych
Banki oferujące usługę WebService wskazują liczne korzyści płynące z jej zaimplementowania:
- poprawność informacji – dzięki bezpośredniemu połączeniu systemu SAP z bankiem znacznie zmniejsza się ryzyko wystąpienia błędów w danych,
- oszczędność czasu – użytkownik nie musi korzystać z dwóch (lub więcej) systemów, co pozwala na wydajniejszą pracę oraz automatyzację procesów księgowych,
- elastyczność – wiele banków oferuje kilka możliwości połączenia oraz pobierania danych, umożliwiając wybranie najbardziej optymalnego rozwiązania dla danej firmy,
- wysoki poziom bezpieczeństwa – dzięki zastosowanym procesom uwierzytelniania nie trzeba obawiać się przejęcia informacji przez osoby nieupoważnione,
- dostęp do danych w czasie rzeczywistym – możliwość takiego pobierania danych (np. dostęp do bieżącego salda na każdym z kont) umożliwia zaprojektowanie zupełnie nowych, sprawniejszych procesów zarządzania płynnością finansową firmy.
Obserwuj nas na LinkedIn
Obserwuj nas
WebService w produktach Fintiery
W naszych produktach wykorzystujemy możliwość komunikacji z bankiem za pomocą usługi WebService – przykładem są rozwiązania takie jak Fintiera Statement Cockpit oraz Fintiera Payment Cockpit. Wdrażając te produkty dla firm, które decydują się skorzystać z usługi WebService w ramach współpracy z obsługującymi ją bankami, przygotowujemy prostą i intuicyjną obsługę połączenia od strony systemu SAP.
W ramach Fintiera Payment Cockpit (kokpit do zarządzania płatnościami wychodzącymi z systemu SAP) zaprojektowaliśmy dodatkową aplikację pozwalającą na uwierzytelnianie logowania do systemu bankowego. Umożliwia ona użytkownikowi na przesłanie informacji bezpośrednio z systemu SAP. Dzięki temu kiedy pracownik opracuje już poszczególne zlecenia płatnicze (wybierze, za które faktury ma zostać wykonana dana płatność i wskaże odpowiednie konta), może zlecić wykonanie takich przelewów z poziomu systemu poprzez zalogowanie się do usługi bankowej. Dodatkowo każda czynność jest zapisana w logu, a dane wykonania zleconego przelewu są dostępne w czasie rzeczywistym. Dzięki temu użytkownik ma pewność, że płatność została prawidłowo wykonana.
Z kolei w przypadku Fintiera Bank Statement Cockpit (kokpit do zarządzania wyciągami bankowymi) użytkownik jest w stanie z poziomu systemu SAP połączyć się z wieloma bankami i pobrać pliki wyciągowe za wskazany okres. Pliki te są od razu przetwarzane, dane zapisują się w tabelach systemowych i są gotowe do dalszego przetwarzania (np. księgowania, parowania pozycji z fakturami). Takie podejście pozwala zaoszczędzić czas przy pobieraniu plików wyciągowych (czy to z portalu bankowego, czy z wiadomości mailowych) oraz uniknąć błędów przy wprowadzaniu wyciągów do systemu. Projektując rozwiązanie połączone z systemem bankowym, dbamy o to, by informacje przekazywane w komunikatach były od razu interpretowane i przypisywane w odpowiednich polach tabeli danych – dzięki temu ograniczamy konieczność wypełniania poszczególnych informacji dla różnych operacji bankowych. Dodatkowo każda czynność pobrania i przetworzenia wyciągów za pomocą usługi WebService jest odkładana w logu, a kolejne przetworzenie istniejącego pliku nie jest możliwe.
Poza standardowymi produktami komunikacja WebService jest wykorzystywana również w innych projektach, w których występuje element wysyłania lub pobierania danych z systemu bankowego. Możliwość pozyskania informacji o bieżącym stanie środków i historii operacji oraz zlecanie różnych działań na środkach pieniężnych pozwalają nam zaprojektować zupełnie nowe i kompleksowe procesy zarządzania płynnością i kontrolowania finansów firmy.
Podsumowanie
Wykorzystanie usługi WebService pozwala nie tylko na większą automatyzację procesów finansowych w przedsiębiorstwie, ale również na zbudowanie nowych narzędzi do zarządzania środkami pieniężnymi. Coraz bogatsza oferta banków w tym zakresie daje możliwość wyeliminowania wielu niepotrzebnych działań w ramach obsługi kilku systemów. Pozwala to na zebranie czynności związanych z zarządzaniem finansowym w jednym systemie. Dzięki temu użytkownicy mogą skupić się na odpowiedniej interpretacji danych i podejmowaniu decyzji, zamiast spędzać czas na zbieraniu informacji z kilku systemów do jednego miejsca. Wdrażając nasze produkty i realizując kolejne projekty, staramy się maksymalnie wykorzystać możliwości oferowane przez poszczególne banki, aby nasi Klienci nie tylko zaoszczędzili czas, ale również zyskali większą kompleksowość działań, które mogą wykonać z poziomu swojego głównego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem.
Autor: Agata Czarnota
Wsparcie dla Twojej firmy
Twoja Firma boryka się z problemami, które powodują zatory płatnicze? Eksperci Fintiery potrafią sobie z tym świetnie poradzić. Odwiedź specjalną stronę: Zatory Płatnicze – i poznaj rozwiązania, jakie przygotowaliśmy.
