W ramach drugiego artykułu z serii poświęconej raportowaniu płynności w SAP przyjrzymy się najczęstszym powodom niewykorzystywania wdrożonego modułu Cash Management w SAP ECC lub S/4 HANA. W poprzednim artykule koncentrowaliśmy się na wyzwaniach stojących przed organizacjami rozważającymi przeniesienie funkcji raportowania płynności z Excela do SAP.
Spis treści
Wprowadzenie do problematyki SAP Cash Management
W związku z dojrzałym już rynkiem wdrożeń systemu SAP ERP w Polsce firmy, które zgłaszają się do nas po pomoc, mają wdrożone
w systemie podstawowe moduły takie jak: rachunkowość finansowa (FI), rachunkowość zarządcza (CO), gospodarka materiałowa (MM), sprzedaż (SD) czy kadry i płace (HR).
Niezależnie od tego, czy klient posiada SAP w wersji ECC czy S/4 HANA, raportowanie płynności odbywa się najczęściej w całości poza systemem (w Excelu). Rozmowa przebiega wówczas z reguły w poniższy sposób i kończy się próbą ustalenia przyczyn:
• Czy Państwa firma ma wdrożony moduł Cash Management w SAP?
• Klient (zespół biznesowy zwykle musi skonsultować się z działem IT, bo nie ma pewności, czy wie, co to za moduł): Coś tam (podobno) mamy, ale nie korzystamy.
• Dlaczego z niego nie korzystacie?
• Bo te raporty do niczego się nie nadają. Nie wiemy, co pokazują, ale na pewno nie to, czego potrzebujemy. / Bo osoby, która wykorzystywała to narzędzie, już z nami nie ma. Nie przekazała wiedzy, więc nie wiemy, jak z tych raportów korzystać.
Obserwuj nas na LinkedIn
Obserwuj nas
Przyczyny niekorzystania z SAP Cash Management
Z naszego doświadczenia wynika, że najczęściej powtarzające się powody, dla których przygotowane rozwiązanie w SAP nie jest używane, to:
1. Wdrożenie płynności tylko przy okazji implementacji modułu FI
2. Brak odpowiedniego określenia wymagań
3. Niewystarczające kompetencje wykonawcy
4. Fragmentaryczne lub nieaktualne dane
5. Struktura raportów i nawigacja po nich nie spełnia oczekiwań biznesu
6. Brak procesu administracji modułem po wdrożeniu
7. Brak edukacji w zespole klienta
8. SAP jest „brzydki i nieelastyczny”
1. Wdrożenie płynności tylko przy okazji implementacji modułu FI
Bardzo często pojawiający się problem w sytuacji migracji do S/4 HANA z SAP ECC czy wdrożenia od zera kilku modułów SAP (FI/CO/MM etc.) w ramach dużego projektu typu greenfield. Wymagania z zakresu zarządzania płynnością zazwyczaj pojawiają się jako skrótowo opisane, enigmatyczne zagadnienia, często opcjonalne do wdrożenia. Wykonawca lub konsorcjum nie przywiązuje dużej wagi do nich i oszacowuje niski budżet na konfigurację raportów, „bo to standard SAP”. Tymczasem zespół biznesowy nie wie zazwyczaj, czym jest ów „standard SAP” i jak on ma się do wymagań organizacji. Jednocześnie kluczowi użytkownicy są przyzwyczajeni do swoich arkuszy Excel i niekoniecznie wierzą, że te raporty da się przenieść do SAP bez utraty istotnych danych, wizualizacji i elastyczności.
2. Brak dobrego określenia wymagań
Zazwyczaj w towarzystwie punktu 1. Niejednokrotnie wymagania są określone bardzo ogólnikowo, np. „raportowanie prognozy płynności
w horyzoncie trzech miesięcy” lub „możliwość wygenerowania wykonania z przepływów pieniężnych według określonych kategorii”. Taka definicja nie zapewnia wystarczających informacji dla potencjalnego wykonawcy o rzeczywistym zakresie projektu, w tym koniecznej konfiguracji, rozszerzeniach w standardzie, warstwie prezentacyjnej i zagadnieniach integracyjnych. Opis powinien być znacznie bardziej szczegółowy, najlepiej z przykładami obecnie wykorzystywanych raportów w tym obszarze.
3. Niewystarczające kompetencje wykonawcy
SAP Cash Management jest wciąż niszowym modułem z niewielką liczbą dobrze przeprowadzonych wdrożeń w Polsce, w efekcie których biznes efektywnie wykorzystuje system w swojej codziennej pracy. Tym samym niewielu jest specjalistów, którzy rozumieją nie tylko techniczne aspekty konfiguracji raportów, ale znają również dobre praktyki raportowania płynności, możliwości integracyjne z modułami zasilającymi płynność o dane źródłowe czy zasady budowy modeli płynnościowych łatwych w bieżącym utrzymaniu i rozbudowie wraz
z rozwojem biznesu klienta. Najczęściej do projektów wdrożeniowych przydzielani są konsultanci SAP FI, którzy nawet będąc ekspertami od rachunkowości finansowej, niekoniecznie dobrze poradzą sobie w tym obszarze.
4. Fragmentaryczne lub nieaktualne dane
W momencie gdy dane, którymi zasilany jest moduł Cash Management, są częściowe lub nieaktualne, naturalnie zespół biznesowy bardzo szybko traci zaufanie do rozwiązania i wraca do swoich sprawdzonych arkuszy Excel. Na etapie koncepcji konieczne jest właściwe zdefiniowanie źródeł dla płynności i mechanizmów ich aktualizacji.
5. Struktura raportów i nawigacja po nich nie spełnia oczekiwań biznesu
Pracownicy działu skarbu są najczęściej (bezpośrednimi) odbiorcami raportów płynnościowych. Jeśli na etapie analizy przedwdrożeniowej (lub przynajmniej koncepcji biznesowej) nie mieli okazji zapoznania się z wyglądem i możliwościami parametryzacji raportów, to w trakcie testów może się okazać, że narzędzie zupełnie nie spełnia ich oczekiwań. W takich sytuacjach rozwiązaniem mogą być rozszerzenia do standardu.
6. Brak procesu administracji modułem po wdrożeniu
SAP Cash Management, jak każdy moduł w systemie SAP ERP, wymaga administracji powdrożeniowej. Jeśli taki proces nie zostanie ustanowiony, wówczas już przy prostej zmianie struktur raportowania czy wykorzystywanych banków pojawi się problem z dostosowaniem rozwiązania.
7. Brak edukacji w zespole klienta
Zespoły zarządzania płynnością zwykle nie przekraczają kilku osób, nawet w dużych organizacjach. Jeśli wiedza o budowie modelu płynności
i możliwościach rozwiązania w SAP znajduje się w głowie jednej osoby (najczęściej nazywanej key userem), w przypadku jej nagłego rozstania się z firmą pojawia się kłopot.
8. SAP jest „brzydki i nieelastyczny”
To łatka towarzysząca systemowi SAP od wczesnych wersji ECC. Technologia się zmienia, możliwe jest już wykorzystywanie atrakcyjniejszej wizualnie warstwy raportowej i uzupełniania jej o interaktywne wykresy. W przypadku konieczności budowy dashboardów dla kierownictwa najwyższego szczebla możliwa jest integracja Cash Management z narzędziami klasy BI (np. SAP Analytics Cloud, Microsoft Power BI, Qlik Analytics.
Podsumowanie
Najczęściej problem w pozostawieniu SAP Cash Management na półce leży nie tyle w samym rozwiązaniu, co w braku właściwego zrozumienia możliwości standardu systemu przez klienta i braku pomocy w tym zakresie przez wykonawcę wdrożenia już na etapie analizy. Jeśli system zostanie wdrożony bez szczegółowej wiedzy o wymaganiach i przy niskim budżecie, z dużym prawdopodobieństwem można założyć, że taki projekt nie zakończy się powodzeniem w dużej organizacji.
Jako firma specjalizująca się w implementacji procesów skarbowych w systemie SAP dla korporacji, możemy pomóc w audycie obecnego systemu SAP Cash Management. W przypadku zainteresowania zachęcamy do skorzystania z naszego formularza kontaktowego i umówienia się na krótką rozmowę z naszymi specjalistami.
W ostatnim artykule z tej serii przeanalizujemy warunki udanego wdrożenia płynności w SAP, mając na względzie możliwości i ograniczenia modułu Cash Management.
Autor: Bartosz Kozioł
Wsparcie dla Twojej firmy
Twoja Firma boryka się z problemami, które powodują zatory płatnicze? Eksperci Fintiery potrafią sobie z tym świetnie poradzić. Odwiedź specjalną stronę: Zatory Płatnicze – i poznaj rozwiązania, jakie przygotowaliśmy.
