W rozpoczętym właśnie cyklu artykułów skupiamy się na raportowaniu płynności w ramach modułu Cash and Liquidity Management w systemach SAP S/4 HANA i SAP ECC. Jest to informatyczne narzędzie skierowane głównie do działów Treasury, które umożliwia:
- raportowanie bieżącego stanu środków pieniężnych w kilku wymiarach, takich jak: spółka, waluta, rodzaj salda, bank, czy rachunek;
- raportowanie prognozy płynności w różnych horyzontach i ujęciach czasowych oraz konfigurowalnej strukturze cash flow;
- raportowanie wykonania płynności w strukturze cash flow zbieżnej z prognozą do celów porównawczych.
Spis treści
Wprowadzenie
Cykl składał się będzie z trzech części odpowiadających na różne pytania:
- Czy raportowanie płynności w Excelu jest optymalne, jeśli moja organizacja korzysta z SAP?
- Mamy wdrożony SAP Cash Management – dlaczego u nas nie działa?
- Zanim (ponownie) wdrożymy raportowanie płynności w SAP – jakie są warunki udanego projektu?
Nasze spostrzeżenia bazują na praktycznych doświadczeniach zdobytych w ciągu ponad dekady pracy w obszarze SAP Cash Management, przede wszystkim w dużych organizacjach krajowych o znaczącej ekspozycji na rynki zagraniczne.
Cel monitorowania i prognozowania płynności
W obliczu dynamicznego rozwoju oraz zmiennego otoczenia gospodarczego, duże organizacje kładą coraz większy nacisk na efektywne zarządzanie płynnością operacyjną. Precyzyjne raportowanie cash flow pozwala na bardziej świadome zarządzanie środkami finansowymi, minimalizowanie kosztów finansowania zewnętrznego oraz maksymalizację przychodów z nadwyżek finansowych.
Często proces raportowania koncentruje się wokół codziennego monitorowania stanu rachunków oraz krótkoterminowego prognozowania niedoborów i nadwyżek środków na poziomie spółki lub grupy. Im lepsze dane tym większe możliwości optymalizacji dostępnych środków (transfery wewnętrzne, transakcje walutowe, split payment itd.), a w grupach kapitałowych do dyspozycji mamy dodatkowe instrumenty optymalizacji pozycji gotówkowej i finansowania bieżącego (cash pool, pożyczki intercompany, rozrachunki wewnątrzgrupowe).
Wiarygodna informacja dostępna online pozytywnie wpływa na zabezpieczenie obsługi bieżących zobowiązań ze środków własnych, minimalizując wykorzystanie zewnętrznych źródeł finansowania. Z kolei w sytuacji nadpłynności możliwe jest precyzyjne lokowanie nadwyżek finansowych np. w instrumenty rynku pieniężnego.
Obserwuj nas na LinkedIn
Obserwuj nas
Przebieg procesu sporządzania raportów płynności w Excelu
Chociaż wiele organizacji wykorzystuje do monitorowania i prognozowania płynności arkusze kalkulacyjne MS Excel, te rozwiązanie ma swoje wady – zwłaszcza w dużych strukturach. Proces przygotowania raportów często jest pracochłonny, podatny na błędy ludzkie i ma ograniczone możliwości automatyzacji. Warto zwrócić uwagę na następujące etapy i wyzwania związane z raportowaniem w Excelu:
- Eksport danych z systemów źródłowych – pozyskanie surowych danych z rozproszonych źródeł, takich jak: salda z bankowości elektronicznej (często kilku banków), faktur z systemu ERP, prognoz wydatków z komórek merytorycznych (np. wynagrodzenia, zobowiązania publiczno-prawne, planowane zakupy CAPEX itd.). Dane są nieheterogeniczne, mają najczęściej różną strukturę (pliki Excel, CSV, maile, zrzuty ekranu) i mogą spływać z opóźnieniem.
- Zasilenie Excela płynnościowego – pozyskane informacje przenoszone są do tabel własnego arkusza płynnościowego. W zależności od źródła ten krok może być w części zautomatyzowany (np. import danych z zasobu sieciowego/witryny sharepoint) lub w pełni ręczny (wyciągnięcie informacji z maili, przepisanie sald rachunków bankowych). Nawet proces automatyczny wymaga weryfikacji importu i podatny jest na wszelkie zmiany struktury plików wejściowych.
- Oczyszczenie arkusza i mapowania – dane surowe zwykle wymagają oczyszczenia z dubli lub rekordów zbędnych (np. przeterminowane faktury) oraz mapowania na specyficzne płynnościowe cechy, takie jak: bank, kategoria cash flow, skorygowany termin płatności.
- Ręczne uzupełnienia – w sytuacji gdy informacje są niekompletne, nie w pełni wiarygodne lub nie pokrywają pełnego horyzontu prognozy, ekspert-planista musi wprowadzić wybrane wartości ręcznie.
- Generowanie końcowych raportów i analiza – w zależności od stopnia rozbudowy arkusza docelowe tabele, wykresy i wskaźniki mogą już automatycznie aktualizować się o przygotowane dane lub być odświeżane na żądanie (np. tabele przestawne). Czasem końcowy rezultat może podlegać jeszcze dodatkowej korekcie ręcznej i komentarzom (np. wystąpienie nieplanowanych zdarzeń one-off). To też etap właściwej analizy danych i formułowania wniosków dla celów bieżącego zarządzania płynnością.
- Wersjonowanie oraz wykonywanie pracy przez kilka osób – prognoza zwykle ma charakter kroczący i jest aktualizowana w określonych cyklach (np. co tydzień), zachodzi więc konieczność właściwego zarządzania wersjami plików, co może być problematyczne przy jednoczesnej pracy kilku osób nad prognozą.
- Udostępnianie raportów – przygotowane raporty płynnościowe najczęściej muszą zostać dystrybuowane do określonych interesariuszy (np. dyrektor skarbu, finansowy, zarząd). To oznacza przeniesienie wybranych tabelek/wykresów/wskaźników uzupełnionych o komentarz i przygotowania prezentacji lub syntezy raportów w mailu.
Analizując powyższy proces, zauważamy, że liczba kroków jest znacząca. To przekłada się na czas potrzebny do przygotowania raportów, który mógłby zostać lepiej wykorzystany. Gdyby raporty były generowane online, mogłaby zwiększyć się nie tylko częstotliwość ale i jakość prognozowania. Proces ręczny z natury podatny jest na pomyłki ludzkie, w zasadzie na każdym jego etapie.
Nawet jeśli pewne elementy udaje się zautomatyzować, to wciąż trudno traktować raportowanie płynności oparte w całości na arkuszu kalkulacyjnym jako kompleksowe narzędzie informatyczne w dużych organizacjach, które do dyspozycji mają system SAP ECC lub S/4 HANA. W takich sytuacjach już na starcie przewagą systemu klasy ERP jest dostęp do zintegrowanych danych pochodzących z różnych procesów dostarczających wsad do raportowania płynności. Przykładami są: wyciągi bankowe, księga główna, rozrachunki, zamówienia zakupu, zlecenia sprzedaży, planowane przepływy z instrumentów finansowych itd. System może te dane konsumować i prezentować automatycznie dla użytkownika w uzgodnionych układach, bez ryzyka ręcznych pomyłek. Oczywiście nie znaczy to, że narzędzie rozwiąże wszystkie nasze problemy, w szczególności jeśli nie zostanie dobrze wdrożone. Więcej o tym będziemy opowiadać w dalszej części cyklu.
Podsumowanie
Zarządzanie płynnością w dużych organizacjach wymaga dokładnych, aktualnych i łatwo dostępnych danych. Choć arkusz kalkulacyjny jest narzędziem elastycznym, w przypadku skomplikowanych raportów cash flow może okazać się nieoptymalnym rozwiązaniem. Tu z pomocą może przyjść uruchomienie modułu SAP Cash Management. Jednak zanim dyrektorzy działów Treasury podejmą decyzję o wdrożeniu raportowania płynności w takim systemie jak SAP, warto dokładnie ocenić obecny proces i jego ewentualne ograniczenia. Jako firma specjalizująca się w implementacji procesów skarbowych w systemie SAP dla dużych organizacji, możemy pomóc już na etapie analizy przedwdrożeniowej w ewaluacji obecnego systemu raportowania płynności. W przypadku zainteresowania zachęcamy do skorzystania z naszego formularza kontaktowego https://fintiera.pl/kontakt/ i umówienia się na krótką rozmowę z naszymi specjalistami.
W kolejnym artykule przyjrzymy się bliżej możliwościom i ograniczeniom modułu SAP Cash Management oraz przyczynom, dla których nie zawsze spełnia on oczekiwania użytkowników.
Autor: Bartosz Kozioł
Wsparcie dla Twojej firmy
Twoja Firma boryka się z problemami, które powodują zatory płatnicze? Eksperci Fintiery potrafią sobie z tym świetnie poradzić. Odwiedź specjalną stronę: Zatory Płatnicze – i poznaj rozwiązania, jakie przygotowaliśmy.
