Spis treści
Dlaczego wielobankowość kosztuje więcej, niż widać w budżecie?
Przy jednym banku proces płatności da się utrzymać ręcznie. Przy kilku zaczyna się mnożenie: osobne logowania, osobne tokeny i karty, osobne układy plików wyciągów, osobne miejsca, w których sprawdza się status paczki przelewów.
Efekt jest zazwyczaj podobny. Działy finansowe funkcjonują równolegle w kilku systemach, a kluczowa wiedza dotycząca obsługi procesów bankowych często pozostaje w rękach nielicznych pracowników. Realizacja płatności staje się zależna od ich dostępności, a zamknięcie miesiąca wymaga dodatkowych działań związanych z ręcznym uzgadnianiem pozycji, które nie zostały automatycznie zaksięgowane.
Warto również zwrócić uwagę na ryzyko, o którym mówi się rzadziej. Każdy dodatkowy etap realizowany poza środowiskiem SAP zwiększa złożoność kontroli procesów i utrudnia zachowanie właściwego rozdziału obowiązków. W konsekwencji rośnie podatność na błędy i nadużycia, takie jak nieautoryzowana zmiana numeru rachunku czy realizacja płatności poza obowiązującą ścieżką akceptacji.
Nie jest to wyzwanie technologiczne, lecz procesowe. Problem wynika z rozproszenia kluczowych działań pomiędzy system SAP a poszczególne kanały bankowe. W efekcie procesy finansowe realizowane są w wielu miejscach jednocześnie, co zwiększa ich złożoność, utrudnia standaryzację oraz ogranicza przejrzystość. Tymczasem to właśnie SAP powinien pełnić rolę centralnego środowiska zarządzania procesami finansowymi i bankowymi.
Sygnały, że temat dotyczy Twojej organizacji:
- Obsługujesz więcej niż dwa banki i każdy z nich wymaga innej ścieżki postępowania.
- Statusu przelewów szukasz w bankowości elektronicznej, a nie w SAP.
- Wyciągi z części banków księgują się automatycznie znacznie gorzej niż z pozostałych.
- Przy dołączaniu nowej spółki lub rachunku pojawia się pytanie „a kto to umie obsłużyć?”.
- Część banków oferuje już kanał Web Service, a część jeszcze nie – i projekt stoi.
Czekać na wszystkie banki czy startować z jednym?
To pytanie pada niemal w każdym projekcie i niemal zawsze odpowiedź brzmi: startować. Wyjątkiem bywają momenty dużych zmian – trwająca migracja SAP albo planowana zmiana banku wiodącego; wtedy start lepiej zsynchronizować z tym projektem, zamiast prowadzić dwa równolegle. W pozostałych przypadkach warunkiem jest podjęcie na początku jednej decyzji architektonicznej.
Kanał komunikacji i proces biznesowy to dwie różne warstwy. To, czy paczka przelewów wychodzi do banku Web Servicem, kanałem host-to-host czy plikiem, jest sprawą transportu. Przygotowanie paczki, weryfikacja rachunków na białej liście VAT, kontrola limitów i duplikatów, akceptacje, statusy i widok dla księgowości wyglądają identycznie w każdym z tych wariantów.
Jeśli te warstwy zostaną ze sobą sklejone, każdy nowy bank oznacza przebudowę całego procesu. Jeśli zostaną rozdzielone, proces pozostaje nietknięty – do zrobienia zostaje podłączenie kanału do kolejnego banku.
Dlatego zbudowaliśmy Fintiera Payment Cockpit i Bank Statement Cockpit jako rozwiązania niezależne od kanału komunikacji.
Nie wymagają Web Service do działania. Pracują na plikach, na kanale host-to-host i na Web Service, a w jednej instalacji mogą obsługiwać kilka banków, każdy podłączony w inny sposób. Użytkownik w księgowości widzi jeden ekran i jeden sposób pracy niezależnie od tego, który to bank.
Obserwuj nas na LinkedIn
Obserwuj nas
Co zyskujesz jeszcze przed uruchomieniem Web Service?
- Jedno miejsce, w którym powstają i są akceptowane paczki płatności dla wszystkich banków.
- Kontrolę duplikatów i limitów po stronie SAP, a nie po stronie czujności użytkownika.
- Automatyczne księgowanie wyciągów według wspólnego zestawu reguł dla całej grupy.
- Bieżący obraz sald i płynności bez scalania arkuszy (Fintiera Liquidity Cockpit).
- Ślad audytowy i rozdział obowiązków: kto przygotował, kto zaakceptował, kto wysłał.
Uruchomienie Fintiera Web Services dla kolejnego banku dodaje to, czego kanał plikowy nie zapewni: potwierdzenie przyjęcia w czasie rzeczywistym, konkretny powód odrzucenia i możliwość odpytania banku o status paczki.
Od którego banku zacząć?
Kolejność ma znaczenie, bo pierwszy bank jest jednocześnie pilotażem procesu. Warto wybrać ten, który spełnia najwięcej poniższych kryteriów:
- Największy udział w wolumenie płatności – tam korzyść jest policzalna najszybciej.
- Dojrzały, udokumentowany kanał Web Service i sprawny zespół bankowości transakcyjnej po stronie banku.
- Dostępne środowisko testowe albo jasna ścieżka startu produkcyjnego.
- Osoba po Twojej stronie, która zna ten bank i może odpowiedzieć na pytania bez tygodniowego opóźnienia.
Banki, w których proces formalny jest długi, dokładasz w kolejnych etapach. Do tego czasu obsługujesz je dotychczasowym kanałem – z tego samego kokpitu.
Na co uważać przy kilku bankach jednocześnie:
Certyfikaty. Każdy bank ma własne, o różnych terminach ważności. Przy jednym banku pamięta się o tym z marszu, przy pięciu – nie.
Alert z 30-dniowym wyprzedzeniem to niewielki nakład pracy, który eliminuje całą klasę awarii w najgorszym możliwym momencie.
Model autoryzacji. Przy kanale plikowym zlecenia często autoryzuje się w bankowości elektronicznej, przy Web Service podpis może następować już po stronie SAP. Z każdym bankiem trzeba ustalić, gdzie formalnie zapada autoryzacja, kto ją składa i jakim certyfikatem – firmowym czy osobistym – zanim zaprojektuje się ścieżkę akceptacji.
Terminologia statusów. „Przyjęte” w jednym banku i „przyjęte” w drugim nie zawsze znaczą to samo. Statusy trzeba zmapować na wspólny, zrozumiały dla księgowości zestaw, inaczej ujednolicony ekran przestaje być ujednolicony.
Duplikaty. Klasyczny scenariusz: paczka wychodzi, bank ją przyjmuje, odpowiedź gubi się w timeoucie, mechanizm ponowień wysyła ją drugi raz. Zabezpieczeniem jest jawny stan paczki i blokada zakładana przed wysyłką, nie po niej.
Format wyciągów. Jeśli część banków udostępnia już camt.053, a część nadal MT940, warto to wykorzystać. Format XML zawiera dane kontrahenta i referencje w osobnych, ustrukturyzowanych polach, co zwykle podnosi skuteczność automatycznego księgowania – pod warunkiem, że bank faktycznie te pola wypełnia. Dlatego przed migracją warto ocenić rzeczywiste pliki z banku, a nie samą specyfikację.
Reguł nie przenosi się jednak jeden do jednego – trzeba je odpowiednio dostosować.
Checklista przed startem:
- Ile banków i ile rachunków obejmuje temat, i jaki jest miesięczny wolumen przelewów?
- Który bank uruchamiasz jako pierwszy i dlaczego akurat ten?
- Które banki zostają na dotychczasowym kanale i na jak długo?
- Jakie opłaty i wymogi formalne wiążą się z kanałem Web Service lub host-to-host w każdym z banków?
- Kto jest właścicielem procesu po stronie biznesu, a kto po stronie IT?
- Kto odpowiada za certyfikaty i ciągłość połączeń po starcie?
- Jaki procent pozycji wyciągu księguje się dziś automatycznie i jaki jest cel?
- Co widzi księgowość, gdy paczka zostanie odrzucona przez bank?
Ostatnie pytanie jest najważniejsze z perspektywy odbioru wdrożenia. Jeśli osoba w księgowości musi zadzwonić do IT, żeby dowiedzieć się, czy przelewy wyszły, projekt nie jest skończony – niezależnie od tego, jak dobrze działa od strony technicznej.
Podsumowanie
Integracja Web Service z bankiem daje szybkość, potwierdzenia, bezpieczeństwo i kontrolę statusu.
Nie musi być jednak pierwszym krokiem i nie musi objąć wszystkich banków naraz.
Uporządkowanie i standaryzacja procesów bankowych w SAP nie muszą być uzależnione od gotowości wszystkich banków i kanałów komunikacji. Dzięki odpowiedniemu podejściu organizacja może zacząć korzystać z efektów automatyzacji już na pierwszym etapie projektu.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wdrożenie mogłoby być dopasowane do Twojej firmy, pomożemy na etapie wstępnej analizy i przeprowadzimy Cię przez każdy etap projektu.
👉 Skontaktuj się z nami – wystarczą trzy informacje: wersja SAP, liczba banków i miesięczny wolumen przelewów. Na tej podstawie podpowiemy, od czego zacząć i czego spodziewać się na każdym etapie.
Autor: Michał Konopa
Wsparcie dla Twojej firmy
Zbyt długi i skomplikowany proces obsługi płatności, wyciągów czy zarządzania płynnością finansową?
Znamy to wyzwanie – i mamy na nie gotowe rozwiązanie. Eksperci Fintiery, we współpracy z wiodącymi bankami, skutecznie upraszczają i automatyzują kluczowe procesy finansowe w SAP.
Sprawdź, jak możesz usprawnić działanie swojej firmy – odwiedź stronę: Fintiera Web Services i poznaj rozwiązanie, jakie przygotowaliśmy.
