Kokpit wyciągów Fintiera vs standard w SAP. Część ½

Fintiera Bank Statement Cockpit, to autorskie oprogramowanie do szeroko rozumianej obsługi wyciągów bankowych w systemach SAP ERP i S/4HANA. Rozwiązanie to od strony technicznej stanowi rozbudowę funkcjonalności oferowanych przez standard SAP.

kokpit wyciągów

Spis treści

Rozwiązanie od strony technicznej stanowi rozbudowę funkcjonalności oferowanych przez standard SAP w szczególności:

  • Przyspieszony proces wczytywania wyciągów do systemu
  • Przyspieszony proces obsługi księgowej
  • Oddanie narzędzia do automatyzacji w ręce użytkownika o zwiększonych uprawnieniach
  • Rozbudowaną parametryzację rachunków (np. ze względu na rodzaj lub przynależny region)
  • Standaryzację formatu wejściowego dla wszystkich banków
  • Automatyczne podpinanie plików PDF do importowanych wyciągów.

Podobnie jak w przypadku innych naszych produktów Kokpit Wyciągów składa się zakładek różniących się od siebie funkcjami. W pigułce, to czym jest i co daje Kokpit Wyciągów Bankowych opisujemy na naszej stronie www. W niniejszej serii artykułów postaramy się nieco bardziej szczegółowo zaprezentować funkcje naszego rozwiązania oraz zestawić je z tym, co oferuje w tym zakresie standard. Jednak przede wszystkim odpowiedzieć na pytania:

  • Jak całościowo zmienia się powyższy proces po wdrożeniu Kokpitu?
  • Jaka zmienia się praca administratora?
  • Na jakie usprawnienia może liczyć księgowość naszej firmy?
  • Dlaczego warto zdecydować się na wdrożenie Kokpitu Wyciągów?

Bazując na standardowym procesie można w uproszczeniu przyjąć, że ewidencja wyciągów bankowych składa się z dwóch podstawowych etapów: importu oraz księgowania. W poniższym artykule skupiamy się na części pierwszej.

Schemat obsługi wyciągów bankowych w Kokpicie

Na poniższym schemacie zaprezentowany został proces obsługi elektronicznych wyciągów bankowych z wykorzystaniem Kokpitu Wyciągów. Szczegółowe różnice względem standardu opisane zostaną w dalszych punktach tego artykułu.

Schemat księgowania wyciągów w SAP

Transakcje i kanały importu

W standardzie do samego wczytywania plików do SAP mogą nam służyć transakcje:

  • FF.5 (alternatywnie FF_5)
  • FEB_FILE_HANDLING.

O ile w naprawdę małych firmach wykorzystanie FF.5 jeszcze się broni, to trudno sobie wyobrazić, że mając 20 lub więcej rachunków księgowość importuje dostarczane do nich pliki (najczęściej w formacie MT940) ręcznie do SAP.

Okazuje się, że takiego scenariusza wyobrażać sobie nie trzeba, bo u większości firm, z którymi rozpoczynamy współpracę na taki stan się natykamy. Wraz z wejściem EHP 6 SAP ułatwił nieco ten problem prezentując swój pomysł na masowy import wyciągów, który ma niestety swoje wady, które zestawiliśmy z naszym rozwiązaniem:

W polskich warunkach przyjęło się, że najpopularniejszą metodą wymiany danych wyciągowych są tak zwane pliki płaskie w formacie Swift MT940. Przyświecająca im idea była od początku taka, że banki wysyłać będą komunikaty w formacie kanonicznym, a więc jednakowo czytelnym dla systemów ERP. Praktyka jednak pokazuje, że plik MT940 w każdym banku wygląda trochę inaczej i co za tym idzie –trochę inaczej działa.

Efekt jest prosty do przewidzenia – na samym początku fazy realizacji programiści muszą dostosować standard do obsługi  banków, które dostarczają pliki w formacie nieczytelnym dla SAP, bo albo import w ogóle się nie odbywa, albo jest marnej jakości i nie daje nam jakiejkolwiek szansy na automatyzację księgową. Z tego też względu od samego początku budowania naszego produktu położyliśmy nacisk na standaryzację formatów wszystkich największych banków, z którymi komunikacja odbywa się za pomocą plików płaskich. Oprócz plików płaskich Kokpit Wyciągów obsługuje również pliki dostarczone w formacie XML oraz wspiera komunikację z WebService dla banków, które udostępniają taką technologię.

Przyjmując za wzór proces oparty na plikach MT940 zapisywanych na lokalizacji sieciowej, w zakładce „Pliki nowe” prezentujemy użytkownikowi wszystkie pliki, które znajdują się w dedykowanym folderze wyciągów nieprzetworzonych. Wybór możemy naturalnie zawęzić na przykład do interesującej nas daty.

Warto nadmienić, że do automatycznego przetwarzania plików dostarczana jest dedykowana transakcja, która umożliwia administratorowi ustawienie stałego zadania w tle. Tym sposobem rola użytkownika technicznego sprowadza się do porannej weryfikacji automatycznego importu i ewentualnej weryfikacji logów przetwarzania.

Pliki PDF oraz normalizacja nazwy

Z tych samych przyczyn, z których pliki elektroniczne mogą wyglądać różnie, różnie wyglądają też informacje zawarte na wyciągach. Okazuje się, że o ile wyciągi „papierowe” zawierają komplet danych potrzebnych do zweryfikowania pozycji, to ich cyfrowe odpowiedniki wymagają często dodatkowej uwagi. Zrozumiałą staje się wówczas potrzeba sprawdzenia interesującej nas pozycji w pliku PDF. W tym momencie najczęstszym widokiem jest pracownik działu księgowości, który otwiera segregator w poszukiwaniu pozycji budzącej wątpliwość.

Tworząc Kokpit postanowiliśmy raz na zawsze rozwiązać powyższy problem w trzech prostych ruchach:

  1. Przetwarzamy również wyciągi w postaci plików PDF.
  2. Przetworzonym plikom PDF i MT940 nadajemy ustandaryzowaną nazwę zawierającą np. IBAN rachunku (wyciągi zbiorcze zostają przez nas podzielone na mniejsze fragmenty).
  3. Po zaimportowaniu wyciągu elektronicznego automatycznie przypinamy oba przetworzone pliki do wyciągu w SAP
    (ten etap zostanie szerzej opisany w kolejnej części artykułu).

Zarówno pliki PDF jak i MT940 po przetworzeniu trafiają do zakładki „Pliki przetworzone” składającej się z dwóch części – oryginałów oraz plików znormalizowanych. Standaryzacja nazwy następuje w trakcie tworzenia wtórników. Tym sposobem dostarczone przez bank wyciągi pozostają nienaruszone.

Ewidencja błędów

Przetwarzając wyciągi za pomocą transakcji FF.5 pierwszą osobą, która dowie się o problemie o będzie pracownik działu księgowości, który niekoniecznie posiada dostateczną wiedzę techniczną żeby poradzić sobie z błędem. W Kokpicie Wyciągów zmieniamy to podejście – od razu po przetwarzaniu administrator otrzyma szczegółowy log, w którym wskazane zostaną wystąpienia jakichkolwiek zdarzeń niepożądanych w procesie.

Użytkownik techniczny dostaje tym samym narzędzie do samodzielnej weryfikacji czy problem wymaga zewnętrznego wsparcia, a Księgowość może już niezależnie kontynuować pracę na prawidłowo wczytanych plikach. Usprawnienia, które Kokpit Wyciągów wnosi do samej dekretacji będą przedmiotem drugiej części artykułu.

Autor: Marcin Ziemba

                              

Przeczytaj też podobne wpisy:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn