Fintiera Payment Cockpit, to oprogramowanie do zarządzania przelewami własnymi z poziomu S/4HANA oraz SAP ERP. Cechy rozwiązania oraz korzyści z wdrożenia można odnaleźć tutaj, a niniejszy artykuł stanowi próbę odpowiedzi na pytanie: „Czym różni się Wasz produkt od standardowego programu płatności F110?” i rozpoczyna krótką serię publikacji prezentujących nasze rozwiązania
w zestawieniu ze standardowymi rozwiązaniami SAP adresowanymi do Zespołów Finansów i Skarbu.
Spis treści
Wstęp do kokpitu płatności
Artykuł podzielony będzie na dwie części koncentrujące się na różnych zestawach funkcjonalności Kokpitu Płatności Fintiera:
- Część pierwsza – prezentacja funkcji optymalizujących proces generowania i przetwarzania propozycji płatniczych,
- Część druga – prezentacja funkcji zwiększających efektywność i bezpieczeństwo wysyłki plików płatniczych do banków.
W największym skrócie możemy powiedzieć, że Fintiera Payment Cockpit to osobna aplikacja instalowana w systemie SAP Klienta, która
w codziennym procesie płatności wychodzących zastępuje klasyczny program SAP F110. Dzięki wykorzystaniu mechanizmów programu płatności SAP, aplikacja jest w pełni zintegrowana z istniejącą standardową konfiguracją płatności u Klienta oraz zapewnia bezpieczeństwo przetwarzania i spójność danych. Jednocześnie zaprojektowaliśmy zupełnie nowy interfejs użytkownika i opracowaliśmy funkcje niedostępne w standardzie F110. W rezultacie pracownicy otrzymują narzędzie proste w użycie i bogate w możliwości.
Aplikacja zbudowana jest z następujących po sobie zakładek, z których każda umożliwia wykonanie określonych funkcji, do których dana osoba ma uprawnienia. Kolejność zakładek odpowiada typowemu przebiegowi procesu płatniczego w SAP:
W zależności od organizacji procesu płatniczego wskazani użytkownicy mogą korzystać ze wszystkich lub tylko wybranych zakładek, np. jedna grupa przetwarza propozycje płatnicze, inna podpisuje pliki i przekazuje do banku.
W odpowiedzi na te potrzeby pracownik ma możliwość wyboru uruchamianej zakładki na ekranie selekcji aplikacji oraz wskazania dodatkowych parametrów ograniczających zakres przebiegów, takich jak znane z F110 pola „Dzień wykonania”, „Identyfikacja”, czy użytkownika tworzącego propozycję. Jeśli celem jest jedynie podgląd określonych paczek, możliwe jest uruchomienie aplikacji w trybie wyświetlania.
W pierwszej części artykułu omówimy w szczegółach zakładkę „Propozycje płatności”, natomiast w drugiej pozostałe kroki procesu.
Propozycje płatności inaczej niż w standardzie
Podstawowymi cechami odróżniającymi Kokpit Płatności Fintiera od innych rozwiązań obecnych na rynku jest udostępnienie funkcji automatycznego generowania oraz masowego przetwarzania i akceptacji propozycji płatniczych. W efekcie następuje poprawa efektywności całego procesu płatności własnych, a nie jedynie technicznej wymiany danych na linii SAP – bank.
Pierwszym krokiem regulowania zobowiązań w aplikacji jest utworzenie propozycji płatniczych. Użytkownik ma możliwość wyboru jednego ze zdefiniowanych scenariuszy płatniczych lub skorzystania z propozycji wzorcowej. Scenariusze definiowane są na etapie analizy wdrożenia, która kończy się opracowaniem Małej Koncepcji Biznesowej. Są w pełni parametryzowalne i zależne od potrzeb Klienta, np. podział scenariuszy wg rodzaju zobowiązań (krajowe, zagraniczne, podatkowe, wadialne etc.), scenariusze odwzorowujące strukturę organizacyjną (przelewy centralne, regionalne etc.), czy wg wartości przelewów lub kategorii kontrahenta. Po wybraniu scenariusza mamy możliwość zmiany domyślnej daty przebiegu, a także opcjonalnego ograniczenia pozycji wybieranych do zapłacenia wg terminu wymagalności.
Po potwierdzeniu wyboru program automatycznie tworzy paczki przelewów zgodnie z wybranym scenariuszem, prezentuje ich status
i statystyki w górnym oknie przeglądu propozycji. Dla odmiany w standardzie SAP użytkownik każdorazowo wykonuje powtarzalne czynności w postaci uzupełnienia parametrów propozycji F110.
Na tym etapie w kokpicie dostępne są wygodne podsumowania dla jednej lub wielu zaznaczonych propozycji wg rachunków bankowych
i form płatności. W ramach konfiguracji Kokpitu definiujemy przyjazne użytkownikowi kody banków umożliwiające m.in. łatwe sumowanie przelewów realizowanych z danego banku (np. kod PEKAO grupujący banki własne PEK01, PEK02 itd.). Opcjonalnie możliwa jest prezentacja kwoty VAT do zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności.
Komunikacja z bankami
Nierzadko Klienci utrzymują rachunki bieżące w kilku, a nawet kilkunastu różnych bankach i realizują z nich zobowiązania w zależności
np. od dostępności środków. Najczęściej propozycje płatnicze w F110 tworzone są z przypisanym podstawowym (domyślnym) bankiem własnym. Na potrzeby elastycznego wyboru banku do zapłaty opracowaliśmy funkcję inteligentnego przenoszenia przelewów pomiędzy rachunkami banków własnych do wysokości limitu kwoty określanego przez użytkownika. System automatycznie zmienia bank własny
w przelewach mieszczących się łącznie we wskazanym limicie. To zupełnie nowe funkcje względem F110.
Pod jednym kliknięciem mamy dostęp zbiorczego przeglądu przelewów i dokumentów składających się na zaznaczone propozycje, a tym samym do preliminarza płatności. Ponadto możemy podglądać skany PDF faktur w postaci załączników do dokumentów księgowych,
np. na cele weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta czy przechodzić bezpośrednio do widoku dokumentów księgowych w module FI. Opcjonalnie istnieje możliwość prezentacji statusu przelewu na Białej Liście KAS. W standardzie programu F110 dysponujemy widokiem ograniczonym do listy przelewów i dokumentów jedynie wskazanej propozycji.
Częstym problemem użytkowników jest trudna w analizie lista wyjątków propozycji, czyli dokumentów, które z różnych względów nie mogą zostać uregulowane w przelewie. Tu także wspieramy proces udostępniając czytelną listę wyjątków wraz z opisem błędu.
Na potrzeby dalszego zwiększenia efektywności przetwarzanych propozycji płatniczych udostępniamy dodatkowe funkcje masowych działań na przelewach i dokumentach do zapłaty, które dotąd wymagały żmudnego „wyklikiwania”:
- Odrzucenie z propozycji (blokada) zaznaczonych płatności lub dokumentów
- Zmiana instrukcji płatniczych (w tym formy płatności, konta banku własnego, trybu przelewu pilny/zwykły) w zaznaczonych płatnościach
- „Wyjmowanie z wyjątków” zaznaczonych dokumentów i automatyczne przypisywanie ich do istniejących lub nowych przelewów
Jak wskazano we wstępie, proces przetwarzania propozycji wykorzystuje mechanizmy standardowego programu płatności. W rezultacie,
w dowolnym momencie możliwe jest podejrzenie utworzonej/wyedytowanej w kokpicie propozycji, bezpośrednio w F110.
W zależności od przyjętej konfiguracji propozycje mogą podlegać cyfrowej akceptacji hasłem SAP. Kryteria i ilość poziomów akceptacji jak również uprawnienia są w pełni konfigurowalne, np. przelewy wysokokwotowe mogą wymagać akceptacji Kierownika komórki odpowiedzialnej za płynność. Narzędzie może wysyłać powiadomienia mailowe z podsumowaniem propozycji zaakceptowanych
i oczekujących na akceptację. Autoryzacja na tym etapie ma charakter procesowy wewnątrz SAP, nie stanowi podpisu pliku płatniczego certyfikatem bankowym, a odpowiedź na wymagania SOX. Rozwiązanie takie daje możliwość uproszczenia schematów akceptacyjnych w bankach (np. pozostawienia jedynie finalnego podpisu), a w efekcie zmniejszenia liczby użytkowników bankowości elektronicznej
i certyfikatów autoryzacyjnych. W programie F110 brak mechanizmów wielopoziomowej akceptacji propozycji, od wersji EHP7 dostępne jest jedynie workflow do zwalniania edytowanych propozycji płatniczych (co opisuje nota SAP: 2765633).
Wszystkie czynności począwszy od utworzenia propozycji, przez jej zmiany po akceptację podlegają rejestracji i odłożeniu w historii opracowania.
Następnym krokiem jest wykonanie przebiegu płatności (rzeczywistego) i wygenerowanie plików. Czynność podobnie jak pozostałe możliwa jest do przeprowadzenia dla kilku zaznaczonych propozycji jednocześnie. Skutkuje przeniesieniem poprawnie przetworzonych paczek do kolejnej zakładki – zgodnie z zasadą „czystego biurka”. Od tego miejsca zaczniemy część drugą artykułu.
Autor: Bartosz Kozioł
Obserwuj nas na LinkedIn
