Grupa MASPEX – podsumowanie wdrożenia Fintiera Zatory Płatnicze

Zakończyliśmy kolejne wdrożenie naszego systemu do monitorowania opóźnień w płatnościach i raportowania dla UOKiK. Tym razem w jednym z największych koncernów FMCG.
Maspex

Spis treści

Profil klienta

Maspex jest największą prywatną firmą w branży spożywczej w Polsce oraz jedną z największych w Europie Środkowo-Wschodniej. Firma wyróżnia się tym, że jest:

  • Zdecydowanym liderem na rynku soków, nektarów i napojów w Polsce, Czechach, na Słowacji, w Rumunii oraz ich czołowym producentem na Węgrzech, w Bułgarii, na Litwie oraz Łotwie,
  • Czołowym graczem na rynku wody w Rumunii.
  • Liderem na rynku makaronów, dżemów i sosów oraz wiodącym producentem w segmencie keczupów, dań gotowych i przetworów warzywnych w Polsce.
  • Wiodącym producentem produktów instant w Europie Środkowo-Wschodniej.
  • Liderem na rynku wódki i największym importerem zagranicznych alkoholi w Polsce.

Sytuacja przed wdrożeniem: Dlaczego Fintiera?

Zacznijmy od tego skąd wzięła się potrzeba wdrożenia rozwiązania, które pomaga monitorować opóźnienia w płatnościach? Cytując dyrektora finansowego przedsiębiorstwa Maspex, odpowiedź na pytanie skąd wzięło się zapotrzebowanie brzmi następująco: „Konieczność zbudowania systemowego rozwiązania w obszarze SAP dotyczącego monitorowania terminów płatności była ściśle związana ze zmianą ustawy o zatorach płatniczych. Wprowadzone zmiany narzuciły na przedsiębiorstwa obowiązek sporządzania kompleksowego sprawozdania o terminowości realizowania zobowiązań wobec dostawców. W tym celu GRUPA MASPEX zleciła firmie FINTIERA opracowanie, przygotowanie i wdrożenie odpowiedniego rozwiązania.”

Zapotrzebowanie to jedno, kolejnym nie mniej istotnym aspektem jest sprecyzowanie konstruktywnej wypowiedzi na pytanie – dlaczego właśnie Finiera? Pan Rafał Gruszeczka udzielił bardzo wyczerpującej odpowiedzi, którą pozwolę sobie przytoczyć: „O wyborze firmy FINTIERA zdecydowała wieloletnia współpraca z jednym z współwłaścicieli firmy Panem Januszem Gaweł. Zrealizowanie w przeszłości wielu projektów w obszarze treasury na styku z modułem FI było świetną rekomendacją na dalsze korzystanie z usług. Mając na uwadze ilość dokumentów księgowych przetwarzanych przez nasz system SAP wiedzieliśmy od początku, że wykorzystanie tylko i wyłącznie  standardu systemu nie pozwoli nam na spełnienie wymogów raportowych narzuconych przez zmiany wprowadzone do ustawy o zatorach płatniczych. Wybraliśmy przedsiębiorstwo co do którego mieliśmy pewność, że zna posiadane przez nas rozwiązania czy też rozszerzenia w SAP i nie będzie mieć problemu z ich uwzględnieniem w projektowanym rozwiązaniu. Uwzględniając skalę naszej działalności i wspomnianą już ilość dokumentów chcieliśmy, aby budowane rozwiązanie nie stwarzało problemów wydajnościowych. W przypadku firmy FINTIERA byliśmy pewni, że tak właśnie będzie – świadczy o tym historia naszej współpracy cechująca się kompleksowym jak również wizjonerskim podejściem.”

Właściwie w tym miejscu można pokusić się o stwierdzenie, że rozwiązanie Fintiery wspiera Klienta w tym, żeby wskaźnik bieżących opóźnień był jak najniższy. Tutaj może pojawić się kolejne pytanie – w jaki sposób? Jest to związane z wykorzystaniem autorskiego raportu w zakresie Raportowania biznesowego praktyk płatniczych i kontroli procesowych, który może być wykorzystywany do bieżącej kontroli terminowego wywiązywania się przedsiębiorstwa ze swych zobowiązań handlowych. Dzięki temu podczas generowania sprawozdania rocznego do UOKiK sytuacja jest bardzo stabilna i komfortowa dla przedsiębiorstwa.

Standard SAP rekomenduje zaimplementowanie dedykowanej noty, która po kilku naszych weryfikacjach niestety okazała się niewystarczająca do poprawnego zinterpretowania wszystkich typów świadczeń, które powinny znaleźć się w raporcie przedstawionym do UOKiK. Bardzo ważnym elementem dotyczącym wyboru dostawcy było to, aby rozwiązanie było zgodne z wymogami regulacji prawych i polityką licencyjną SAP SE. Dzięki temu, że nasze rozwiązanie jest sukcesywnie wykorzystywane m.in. w tak dużej grupie jak Maspex, mamy pewność, że oferowany produkt sprosta oczekiwaniom każdej firmy na polskim rynku.

Charakterystyka rozwiązania Fintiery

Produkt Fintiera Zatory płatnicze, który został wdrożony w Grupie Maspex to kompleksowe rozwiązanie, które jest nadpisaniem standardowych funkcjonalności z obszaru modułu finansów systemu SAP ECC/S4H. W związku z tym, że rozwiązanie było implementowane już w wielu przedsiębiorstwach, jesteśmy w stanie zapewnić, że prawidłowa interpretacja 90% przypadków biznesowych jest nam już znana, a na pozostałe „nowości” na pewno znajdziemy rozwiązanie. Narzędzie, które udało się nam opracować pozwala przede wszystkim efektywnie identyfikować, wykazywać oraz eliminować zatory płatnicze, które powstały w przedsiębiorstwie, w skutku nieterminowej realizacji płatności zobowiązań oraz należności.

Kluczowe funkcjonalności rozwiązania, które należy wyróżnić, to:

  • Automatyczne generowanie sprawozdania rocznego o terminach zapłatyw transakcjach handlowych.
  • Bieżący monitoring łącznego opóźnienia w spełnianiu świadczeń pieniężnych za dowolnie wskazany okres.
  • Kalkulacja odsetek i rekompensat w zakresie świadczeń niespełnionych oraz nieotrzymanych.
  • Kontrola terminów zapłaty w odniesieniu do statusu kontrahenta (mikro, mały, średni, duży, publiczny, publiczny leczniczy).
  • Monitorowanie statystyk jakościowych i ilościowych dla rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami.
  • Integracja z transakcjami do księgowania płatności i wyciągów bankowych w zakresie przygotowania odpowiedzi na zapytania detaliczne od UOKiK.
  • Komunikat dla użytkownika w przypadku braku statusu w danych podstawowych kontrahenta na etapie księgowania.
  • W przypadku skrócenia terminu wymagalności,  możliwość prezentacji oryginalnego i skróconego terminu płatności w standardowych raportach pozycji pojedynczych kontrahentów.

Obserwuj nas na LinkedIn

Bądź na bieżąco z najnowszymi informacjami i artykułami.

Obserwuj nas

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie rozwiązania Fintiera Zatory płatnicze w grupie Maspex trwało około 4 miesiące. W cały proces były zaangażowane dwa zespoły – po stronie Maspex około 10 osób z działu rachunkowości oraz informatyki, a po stronie Fintiery około 6 osób, w tym architekt rozwiązania, konsultanci funkcjonalni oraz programiści ABAP.

Projekt był podzielony na kilka etapów, które możemy wyodrębnić:

  1. Opracowanie dokumentu koncepcji biznesowej, czyli odpowiednia interpretacja sposobu realizacji poszczególnych procesów u Klienta. Jest to jeden z najważniejszych etapów projektu, ponieważ dalsze prace opierają się na założeniach zdefiniowanych w dokumencie koncepcji biznesowej.
  2. Wdrożenie oprogramowania w zakresie Sprawozdania o terminach zapłaty + Funkcje specyficzne i dedykowane dla Klienta.
  3. Wdrożenie oprogramownia – w zakresie Raportowania biznesowego praktyk płatniczych i kontroli procesowych + Funkcje specyficzne i dedykowane dla Klienta.
  4. Testy akceptacyjne z Klientem (UAT) na podstawie przygotowanych kilku wariantów scenariuszy testowych, które powinny wyczerpująco zbadać przypadki występujące u Klienta.
  5. Go-live, czyli start produkcyjny zaimplementowanego rozwiązania.
  6. Wsparcie stabilizacyjne, które jest czasem, kiedy Klient może liczyć na  nasze konsultacje i instruktaże, jeśli instrukcja użytkownika którą dostarczamy nie jest wystarczająca.

Czy w trakcie projektu były jakieś krytyczne momenty? Na to pytanie trudno opowiedzieć jednoznacznie, ponieważ cały wdrożenie przebiegło bardzo płynnie, aczkolwiek w przypadku tego typu projektu musieliśmy mieć na wyjątkowej uwadze czynnik czasu. Wynikał on z tego, że grupa Maspex musiała złożyć sprawozdanie do konkretnego dnia wyznaczonego przez UOKiK. Nie było tutaj przewidzianej żadnej tolerancji na opóźnienie.

Efekty wdrożenia

Na etapie budowania koncepcji biznesowej Klient sprecyzował cele biznesowe, które w  komplecie udało się nam zrealizować. Dowodem na to jest ocena korzyści, jakie zauważają użytkownicy: „Mierzalną korzyścią z wdrożenia jest bardzo krótki czas sporządzenia wymaganego prawem sprawozdania z terminowości regulowania zobowiązań jak również wpływu środków od naszych kontrahentów. Druga korzyścią jaka pojawiła się w trakcie prac wdrożeniowych było zidentyfikowanie różnic w przetwarzaniu identycznych lub podobnych zdarzeń gospodarczych przez poszczególne jednostki gospodarcze i wypracowanie wspólnego podejścia. Dzięki temu poszczególne zespoły księgowe pracują wg tych samych zasad.”

Z wypowiedzi Pana Rafała można wywnioskować, że przygotowanie sprawozdania bez dedykowanego narzędzia jest zdecydowanie bardziej problematyczne i pracochłonne. Z informacji, które docierały do Nas od Klientów, którzy zdecydowali się na wdrożenie dedykowanego produktu rok później niż było to wymagane i w pierwszym roku próbowali przygotować sprawozdanie samodzielnie przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych, było to bardzo karkołomne, stresujące i nieefektywne.

Zwieńczeniem efektów naszej pracy, jest subiektywna opinia Pana Rafała, który o współpracy z naszym zespołem wypowiedział się następująco „Współpraca przebiegała sprawnie dzięki dobrej znajomości przez Janusza Gaweł naszego systemu i naszych rozwiązań z uwagi na długoletnią współpracę. Pozostali konsultanci zaangażowani ze strony FINTIERA okazali się osobami bardzo otwartymi, ukierunkowanymi na szukanie rozwiązań. W sytuacji gdy w danym momencie nie posiadali rozwiązania dla danego przypadku, to po jakimś czasie, po przeanalizowaniu problemu wracali z gotowymi propozycjami z których wspólnie wybieraliśmy właściwe podejście najbardziej pasujące do naszej Grupy. Mogę powiedzieć, że całość naszej współpracy cechowała otwarta i szczera komunikacja, która w moim przypadku jest bardzo doceniana.” Taka ocena ze strony Klienta, to nie lada zaszczyt i zarazem motywacja do działania, aby stale starać się, żeby jakość świadczonych usług była utrzymana na prezentowanym dotychczas poziomie.

Autor: Joanna Borusiewicz

Klient:Grupa Maspex
Termin wdrożenia:01.11.2021 - 15.03.2022
Wersja systemu klienta:EHP8 FOR SAP ERP 6.0
Nazwa rozwiązania:Fintiera Zatory Płatnicze
Liczba użytkowników:16 osób

Wsparcie dla Twojej firmy

Twoja Firma boryka się z problemami, które powodują zatory płatnicze? Eksperci Fintiery potrafią sobie z tym świetnie poradzić. Odwiedź specjalną stronę: Zatory Płatnicze – i poznaj rozwiązania, jakie przygotowaliśmy.

Przeczytaj też podobne wpisy:

Umów się na specjalny webinar dla Twojej firmy!

guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
Przewiń do góry

Zapis do Newslettera

Zapisz się do naszego newslettera i jako pierwszy otrzymuj informacje od Fintiery!