W dzisiejszym świecie, gdy szybkość, efektywność i bezpieczeństwo operacji finansowych mają kluczowe znaczenie, firmy szukają nowoczesnych rozwiązań umożliwiających im uproszczenie i automatyzację skomplikowanych procesów. Żabka, wiodąca w Polsce sieć sprzedaży detalicznej w formacie convenience, stanęła przed wyzwaniem konieczności zautomatyzowania zarządzania płatnościami organizacji z uwagi na dynamiczne tempo rozwoju. Pomogło w tym rozwiązanie Fintiera Payment Cockpit, które umożliwiło zoptymalizowanie procesów płatniczych, zwiększenie bezpieczeństwa oraz poprawę efektywności operacyjnej. W artykule przedstawiliśmy, jak przebiegała współpraca Żabki z zespołem Fintiery, jak wyglądał proces wdrożenia oraz jakie efekty przyniosło zastosowanie tego rozwiązania.
Spis treści
Informacje o firmie Żabka
Żabka to jedna z największych i najbardziej rozpoznawalnych sieci detalicznych w Polsce, oferująca szybkie, wygodne i kompleksowe zakupy blisko domu. W Polsce działa już ponad 11 800 placówek. Żabka to wygodne, nowoczesne sklepy, położone w dogodnych lokalizacjach, otwarte w większości w godz. 6-23. Sklepy znajdują się nie tylko w centrach dużych miast i dzielnicach biznesowych, ale także w mniejszych miejscowościach. Klientom proponuje innowacyjny asortyment odpowiadający na impulsowe misje zakupowe, a także szereg usług wspierający zrównoważony styl życia. Żabka to już nie tylko sklep, ale także bankomat, kawiarnia, mała gastronomia czy poczta. To mini centrum usługowo-handlowe, w którym klienci mogą nie tylko dokonać szybkich, bezpiecznych zakupów w pobliżu domu czy miejsca pracy, ale także napić się dobrej kawy z ekspresu czy odebrać paczkę.
Dynamika rozwoju firmy w ostatnich latach jest imponująca. Sieć zamierza otwierać ok. 1 tys. placówek rocznie, a w 2028 r. mieć ich w Polsce już 14,5 tys. Nieprzypadkowo nawiązujemy do dynamiki rozwoju sieci Żabka — nasze rozwiązanie jest skalowalne i umożliwia dołączanie kolejnych spółek oraz obsługę zwiększonego wolumenu płatności, wraz z rozwoje biznesu. To doskonały przykład elastyczności i zdolności do adaptacji w złożonych strukturach organizacyjnych.
Krótki opis rozwiązania Fintiera Payment Cockpit
Fintiera Payment Cockpit to zaawansowane narzędzie stworzone z myślą o automatyzacji i optymalizacji procesów płatniczych w firmach. Jego głównym celem jest zapewnienie pełnej kontroli nad wszystkimi operacjami płatniczymi w organizacji, umożliwiając zarządzanie nimi z jednego miejsca. Fintiera Payment Cockpit oferuje pełną integrację ze standardowym procesem płatniczym w SAP oraz integrację z bankami za pomocą połączenia typu Web Service, przy zachowaniu bezpieczeństwa danych.
Obserwuj nas na LinkedIn
Obserwuj nas
Cel wdrożenia
Celem wdrożenia w Żabce było usprawnienie i automatyzacja procesów realizowanych przy przetwarzaniu płatności w systemie SAP, co pozwala na optymalne wykorzystanie czasu i zasobów. Automatyzacja powinna eliminować błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych oraz zwiększyć bezpieczeństwo przez wprowadzenie ścisłej kontroli nad procesami płatniczymi. Istotnym celem było również zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi, a także poprawa terminowości płatności wobec dostawców.
Przy podjęciu decyzji o wyborze dostawcy rozwiązania przez Żabkę kluczowym aspektem było doświadczenie Fintiery, portfolio zrealizowanych projektów, oraz bardzo przekonująca prezentacja rozwiązania, która odbyła się na jednym z pierwszych spotkań przedprojektowych. Żabka doceniła praktyczne podejście i elastyczność zespołu Fintiery, które okazały się istotne w kontekście dynamicznie rosnących potrzeb organizacji.
Przebieg wdrożenia
Realizacja projektu była podzielona na etapy, zgodnie z ustalonymi priorytetami.
Najwyższy priorytet uzyskał etap wdrożenia komunikacji WebServices iPKO Biznes Integra pomiędzy SAP a bankiem PKO BP w zakresie przelewów własnych. W ramach wdrożenia założono przeniesienie całej procedury wysyłki plików płatniczych do specjalnego kokpitu płatności (Fintiera Payment Cockpit), w którym nie ma możliwości ręcznej ingerencji w zawartość nośnika, a każdy plik generowany jest w formacie XML i autoryzowany sesją bankową użytkownika.
Następnie uruchomiona została komunikacja WebServices dla banku Pekao S.A. (Pekao Connect)
Ostatnim etapem było wdrożenie automatyzacji przygotowania płatności w postaci automatycznego tworzenia propozycji płatności oraz specjalnego kokpitu odpowiedzialnego za odblokowywanie i dokonywanie zmian parametrów dokumentów księgowanych w module FI (proces poprzedzający tworzenie propozycji płatniczych).
Kluczowym czynnikiem, który przyczynił się do sukcesu tego projektu, była dokładna analiza potrzeb klienta oraz stworzenie rozwiązania „szytego na miarę”, które doskonale odpowiadało specyficznym wymaganiom firmy.
Efekty wdrożenia
Wdrożenie Fintiera Payment Cockpit przyniosło Żabce szereg korzyści, które miały realny wpływ na jej codzienne funkcjonowanie.
- Rozwiązanie pozwoliło na efektywne zarządzanie zasobami, co przełożyło się na brak konieczności angażowania dodatkowych pracowników do projektu – mimo rosnącej liczby płatności do wykonania firma nie musiała zatrudniać nowych osób do zarządzania tym procesem dzięki jego automatyzacji.
- Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa – rozwiązanie zapewnia zaawansowane mechanizmy, które znacznie zmniejszyły ryzyko błędów i nadużyć.
- Ograniczenie procesów manualnych – automatyzacja procesu płatności pozwoliła zaoszczędzić czas i zredukować liczbę ręcznych operacji, co przekłada się na wyższą efektywność.
- Dostosowanie do nadchodzących standardów (ISO 20022) – rozwiązanie jest w pełni zgodne z międzynarodowymi standardami, co zapewnia Żabce gotowość do spełniania przyszłych wymagań regulacyjnych.
Dodatkową korzyścią płynącą z wdrożenia jest oszczędność czasu. Jest to szczególnie istotne w kontekście dynamicznego rozwoju organizacji, gdzie efektywne zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie.
Obecnie Żabka nie identyfikuje żadnych braków w rozwiązaniu. ”Sięgając po narzędzie stworzone z myślą o naszych potrzebach, zyskaliśmy pewność, że każdy element projektu odpowiada naszym oczekiwaniom ” – podkreśla Dawid Ciężki (Treasury Manager w firmie Żabka Polska sp. z o.o.). Żabka zyskała narzędzie, które doskonale odpowiada na jej potrzeby operacyjne, co ma kluczowe znaczenie w kontekście dalszego rozwoju firmy w coraz bardziej wymagającym środowisku biznesowym.
Podsumowanie
Najlepszym podsumowaniem zakończonego projektu są otrzymane referencje:
„Współpraca z zespołem Fintiera zasługuje na słowa głębokiego uznania. Projekt związany z wdrożeniem komunikacji za pośrednictwem WebService, przy jednoczesnej implementacji narzędzia Fintiera Payment Cockpit, który wspólnie zrealizowaliśmy, przyniósł naszej organizacji oczekiwane korzyści i został wykonany zgodnie z założonym harmonogramem.
Nasza współpraca przebiegała bardzo sprawnie – wzorowa organizacja pracy, skuteczne zarządzanie projektem oraz wsparcie wysoko wykwalifikowanych ekspertów z zespołu Fintiera pozwoliły nam przeprowadzić ten projekt bez jakichkolwiek zakłóceń. Dzięki temu od samego początku mogliśmy koncentrować się na osiągnięciu kluczowego dla projektu celu.”
| Klient: | Żabka Polska Sp. z o.o. |
| Termin wdrożenia: | 08.2023 – 03.2025 |
| Wersja systemu klienta: | SAP S/4 HANA |
| Nazwa rozwiązania: | Fintiera Payment Cockpit |
| Liczba użytkowników rozwiązania: | 5 osób |
Autor: Danuta Bartodziej
Wsparcie dla Twojej firmy
Zbyt długi i skomplikowany proces obsługi płatności, wyciągów czy zarządzania płynnością finansową?
Znamy to wyzwanie – i mamy na nie gotowe rozwiązanie. Eksperci Fintiery, we współpracy z wiodącymi bankami, skutecznie upraszczają i automatyzują kluczowe procesy finansowe w SAP.
Sprawdź, jak możesz usprawnić działanie swojej firmy – odwiedź stronę: Fintiera Web Services i poznaj rozwiązanie, jakie przygotowaliśmy.
