W dobie rosnącej liczby transakcji online, firmy z branży e-commerce coraz częściej stają przed wyzwaniem efektywnego rozliczania płatności internetowych w systemach finansowo-księgowych. W szczególności dotyczy to organizacji korzystających z systemu SAP, gdzie ręczne przypisywanie płatności do odpowiednich dokumentów może być czasochłonne i podatne na błędy.
Spis treści
Wyzwania związane z ręcznym rozliczaniem transakcji
Firmy prowadzące sprzedaż produktów online każdego dnia obsługują setki, a często nawet tysiące płatności od klientów, realizowanych za pośrednictwem różnych kanałów. Najczęściej są to płatności internetowe dokonywane przez operatorów płatności (np. PayU, Przelewy24, tpay), a także wpłaty przekazywane przez firmy kurierskie po dostarczeniu przesyłki opłaconej za pobraniem. Każdy z tych kanałów generuje osobne przepływy finansowe, które trafiają na konto bankowe sprzedawcy w różnych terminach i formatach, co znacząco komplikuje proces ich rozliczania.
Tradycyjne podejście do rozliczania płatności internetowych w SAP opiera się na ręcznym przeszukiwaniu plików z transakcjami płatniczymi otrzymanymi od operatorów płatności, identyfikacji kontrahentów oraz przypisywaniu płatności do odpowiednich faktur. W praktyce oznacza to:
- duże nakłady pracy operacyjnej,
- ryzyko błędów przy identyfikacji transakcji,
- opóźnienia w procesie księgowania rozliczeń,
- trudności w raportowaniu statusu płatności.
W przypadku firm obsługujących setki lub tysiące transakcji dziennie, ręczne rozliczanie staje się wąskim gardłem, które wpływa na efektywność całego działu finansowego.
Rozwiązanie: Kokpit rozliczeń płatności internetowych w SAP
W celu sprostania wymienionym wcześniej wyzwaniom, chcąc przyczynić się do optymalizacji procesu rozliczania transakcji w spółce z grupy MS Galleon wdrożono kokpit rozliczeń płatności internetowych – dedykowane narzędzie w systemie SAP, które automatyzuje i upraszcza proces identyfikacji oraz rozliczania transakcji.
Kokpit rozliczeń płatności po zaimportowaniu danych automatycznie weryfikuje każdą z transakcji i na podstawie szczegółowej konfiguracji próbuje ją przypisać do odpowiedniego dokumentu sprzedaży. Przykładowo w raporcie od operatora płatności znajduje się transakcja o wartości 1000,00 PLN zidentyfikowana jako operacja sprzedaży z identyfikatorem „FV/2025/0901/1234”, która zostanie automatycznie dopasowana do faktury znajdującej się w systemie SAP o odpowiedniej referencji, zaksięgowana w systemie oraz rozliczona na odpowiednim kontrahencie.
Kokpit umożliwia:
- szybkie dopasowanie płatności do faktur na podstawie numerów referencyjnych, typów operacji, wartości transakcji i oznaczeń kontrahentów,
- wizualizację statusu rozliczeń pozycji w jednym miejscu,
- możliwość ręcznego przypisania pozycji w przypadku niejednoznacznych transakcji,
- łatwą weryfikację różnic w danych na pozycjach otrzymanych od operatora, a tymi przechowywanymi w systemie SAP.
Korzyści biznesowe z wdrożenia kokpitu
Dzięki wdrożeniu kokpitu rozliczeń, zespoły finansowe odnotowały znaczące usprawnienia:
- redukcja czasu potrzebnego na rozliczenie transakcji,
- zmniejszenie liczby błędów księgowych,
- lepsza kontrola nad przepływem środków,
- większa przejrzystość procesu,
- standaryzacja oznaczeń dla poszczególnych operacji.
Rozwiązanie to nie tylko zwiększa efektywność operacyjną, ale także poprawia jakość danych finansowych poprzez ujednolicenie oznaczeń wprowadzanych rekordów danych. Przekłada się to na szybszy proces weryfikacji transakcji, przejrzystość i łatwość w porównaniu transakcji z okresów ubiegłych oraz zabezpiecza przed potencjalnym wprowadzeniem duplikatów, co mogłoby skutkować zmniejszeniem wiarygodności prezentowanych danych.
Obserwuj nas na LinkedIn
Obserwuj nas
Wyzwania występujące podczas automatyzacji procesu rozliczeń transakcji
Jednym z kluczowych wyzwań w automatyzacji rozliczania płatności internetowych jest brak jednolitości danych przesyłanych przez operatorów płatności. Każdy dostawca w zależności od systemu na jakim działa przesyła zestawienia transakcji i prowizji w różnych terminach, formatach, strukturach i z różnym poziomem szczegółowości informacji.
W praktyce oznacza to:
- różne nazewnictwo plików, rekordów i kolumn z danymi,
- brak spójnych identyfikatorów transakcji,
- różne sposoby prezentacji prowizji i opłat,
- częsty brak jednoznacznego powiązania transakcji z dokumentami w systemie SAP.
Powyższe wyzwania oznaczają dla zespołów finansowych konieczność ręcznego przetwarzania plików CSV, TXT, XLSX czy PDF, ich konwersji do formatu akceptowanego przez SAP oraz ręcznego zweryfikowania poszczególnych pozycji i przypisywania danych do odpowiednich kont księgowych i dokumentów.
Jak kokpit rozliczeń radzi sobie z różnorodnością danych?
Wdrożony kokpit rozliczeń został zaprojektowany z myślą o elastyczności. Dzięki zastosowaniu mechanizmów agregacji, mapowania danych i reguł parowania, możliwe jest:
- zdefiniowanie indywidualnych struktur importowanych plików dla każdego operatora,
- automatyczne rozpoznawanie odpowiednich typów operacji dla poszczególnych pól
i wartości, - sprawdzenie danych dotyczących dokumentów zaksięgowanych w SAP poprzez dedykowane zakładki w kokpicie rozliczeń,
- wprowadzenie zmian w nowej strukturze plików podsyłanych przez operatorów.
Dzięki temu kokpit nie tylko automatyzuje część procesu rozliczeniowego, ale również minimalizuje ryzyko błędów wynikających z niespójności informacji, co znacząco wpływa na jakość wprowadzanych danych. Optymalizacja procesów i eliminacja manualnych operacji przekładają się na większą spójność i dokładność danych finansowych, które stanowią podstawę do potencjalnych analiz i dobrze skonstruowanych raportów.
Autor: Mateusz Nowakowski
Wsparcie dla Twojej firmy
Zbyt długi i skomplikowany proces obsługi płatności, wyciągów czy zarządzania płynnością finansową?
Znamy to wyzwanie – i mamy na nie gotowe rozwiązanie. Eksperci Fintiery, we współpracy z wiodącymi bankami, skutecznie upraszczają i automatyzują kluczowe procesy finansowe w SAP. Sprawdź, jak możesz usprawnić działanie swojej firmy – odwiedź stronę: Fintiera Web Services i poznaj rozwiązanie, jakie przygotowaliśmy.
