Przy wdrażaniu naszych produktów u klientów ważny jest dla nas nie tylko sprawny przebieg samego projektu, ale również utrzymanie poprojektowe, które pozwala nam ocenić działanie każdego z nich. To na tej podstawie możemy stwierdzić jakie potencjalne funkcje są atrakcyjne dla klientów, które z nich można usprawnić i w jakim kierunku powinniśmy rozwijać nasze usługi dotyczące nie tylko danego produktu, ale również innych obszarów.
Obecnie nieprzerwanie pracujemy nad rozwojem Kokpitu wyciągów bankowych, który jest już wykorzystywany przez wielu użytkowników. Niedawno minęła okrągła rocznica od czasu wdrożenia naszego rozwiązania u jednego z klientów. Z tej okazji udało się nam otrzymać referencje na temat działania produktu, jak też ocenę wsparcia ze strony załogi wdrażającej.
Kokpit wyciągów bankowych jest obecnie u wspomnianego klienta stabilnym rozwiązaniem po fazie szczegółowych testów przeprowadzonych na wielu przypadkach, zarówno tych bardziej standardowych, jak i specyficznych dla firmy. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu jest teraz narzędziem automatyzującym w znacznym stopniu procesy obsługi wyciągów bankowych w programie SAP i pozwala odciążyć dział księgowości w codziennej pracy.
Produkt, jakim jest Kokpit wyciągów bankowych to zbiór autorskich i standardowych procesów zaprojektowanych w taki sposób, by całość przetwarzania i księgowania wyciągów była dostępna w przejrzysty sposób w jednym miejscu w systemie SAP. Opracowaliśmy metody importu i standaryzacji plików, które pozwalają na wyciągnięcie maksymalnej ilości informacji z danych dostarczanych przez banki. Ponadto stworzyliśmy własne narzędzia do konfiguracji księgowania, które znacząco odróżniają się od standardu oferowanego przez SAP, co przekłada się na automatyzację na znacznie wyższym poziomie. Dodatkowo produkt przewiduje korzystanie z różnych metod księgowania, pozwala na wygodne administrowanie wyciągami bankowymi i umożliwia użytkownikom własnoręczne definiowanie reguł przypisujących różne wartości do wybranych pól (jak reguły księgowania, teksty pozycji, dostawcy, odbiorcy, MPK i wiele innych) za pomocą autokonfiguracji.
Obserwuj nas na LinkedIn
Obserwuj nas
Wszystkie te funkcjonalności są obecnie w rękach użytkowników, zatem w dalszej części artykułu chciałabym przytoczyć ich opinie.
„Wdrożenie Kokpitu wyciągów stanowiło milowy krok w standaryzacji procesów, uproszczeniu księgowań oraz archiwizacji wyciągów bankowych bezpośrednio w systemie SAP.” To ogólne podsumowanie całego projektu ze strony jednego z użytkowników, który wskazał jakie procesy najbardziej wpłynęły na jakość pracy zespołu księgowego.
Kolejna osoba zwróciła uwagę na narzędzia do konfiguracji, którymi obecnie dysponują w ramach przetwarzania plików: „Mechanizm automatycznego przypisywania większości kodów księgowań i opisów dotyczących poszczególnych operacji finansowych pozwolił na automatyzację importu wyciągów bankowych do SAP oraz znaczące skrócenie czasu ich księgowań.”
„Kokpit wyciągów umożliwia prezentację wyciągów bankowych w formacie PDF, co znacząco poprawia komfort pracy użytkownika księgującego wyciągi bankowe, oszczędza czas, materiały, tonery i energię, a więc i środowisko naturalne. Jest także automatycznym archiwum.” Tworząc Kokpit wyciągów staraliśmy się pomyśleć o każdym aspekcie codziennej pracy przy przetwarzaniu wielu plików dla rachunków bankowych. Jedną z kluczowych kwestii było odpowiednie prezentowanie i archiwizowanie danych, co spotkało się z bardzo pozytywnym odbiorem ze strony użytkowników: „Dotychczas bowiem księgowanie poprzedzone było drukowaniem wyciągów w formie papierowej, a następnie wyciągi te przechowywane były w odpowiednich lokalizacjach. Elektroniczna prezentacja wyciągów bankowych w formie PDF ułatwia także wszelkie audyty, ponieważ sprawdzając zaksięgowane dokumenty można w dowolnej chwili, praktycznie od razu zajrzeć do dokumentu źródłowego.”
Użytkownicy docenili także możliwość kontrolowania stopnia automatyzacji i pracochłonności księgowania wyciągów z podziałem na różne sekcje. „Kokpit wyciągów udostępnia uprawnionym użytkownikom dokonywanie różnego rodzaju analiz i statystyk, umożliwia wreszcie dokonywanie bieżącej ingerencji, z pozycji administratora, w ustawione automaty księgowe i dostosowanie ich do aktualnych potrzeb.” Funkcja pozwalająca na wyświetlanie dokładnych statystyk umożliwia bieżącą ocenę zapotrzebowania na automatyzację konkretnych transakcji, a następnie uprawniony użytkownik może sam dokonać odpowiednich zmian konfiguracyjnych. Dla klientów jest to często kluczowa funkcjonalność uniezależniająca dział finansowy od całkowitego polegania na administratorach systemu, co znacząco wpływa na jakość pracy. Dzięki takiemu podejściu zarządzanie i wykorzystanie narzędzia jest jeszcze bardziej efektywne.
Na koniec pozwolę sobie przytoczyć opinię użytkownika podsumowującą cały projekt wdrożenia: „Realizacja projektu przebiegła planowo i bez większych problemów, a współpraca z firmą wdrażającą (autorem kokpitu wyciągów) układała się wzorcowo.” Każdy projekt prowadzimy z ogromnym zaangażowaniem, dostosowując proces do indywidualnego zapotrzebowania klienta, dlatego takie opinie sprawiają nam największą satysfakcję. Mamy nadzieję, że zachęci to jak największą liczbę czytelników do podjęcia z nami współpracy, podczas której usprawnimy procesy dla kolejnych grup użytkowników i uczynimy ich pracę prostszą i przyjemniejszą.
Zachęcamy do zapoznania się z autorskim rozwiązaniem Fintiery – Kokpitem wyciągów bankowych.
Autor: Agata Czarnota
