Kokpit wyciągów Fintiera vs standard w SAP. Część 2/2

Fintiera Statement Cockpit jest autorskim rozwiązaniem dedykowanym do kompleksowego przetwarzania wyciągów bankowych w systemach SAP ERP i S/4HANA. Program łączy najlepsze funkcjonalności standardowe z niezbędnymi do efektywnego zarządzania rozliczeniami bankowymi rozszerzeniami.

fsc2

Użytkownik dostaje produkt opierający się na znanych mechanizmach, który został wzbogacony o funkcjonalności ułatwiające proces przetwarzania wyciągów bankowych.

Kokpit oferuje:

  • Uporządkowany proces importu i normalizacji wyciągów
  • Łatwy dostęp do transakcji księgowania i stornowania dokumentów
  • Czytelny wgląd pozwalający na wygodną pracę z wyciągami bankowymi
  • Dostęp do funkcji bezpiecznego usuwania wyciągów
  • Możliwość własnoręcznej konfiguracji operacji bankowych

W pierwszej części przybliżyliśmy główne założenia rozwiązania oraz zmiany w procesie przetwarzania plików wyciągowych w porównaniu do standardu SAP. Omówiliśmy także różnice w procesie importu wyciągów oraz obsługę plików bankowych. W tym artykule znajdą się odpowiedzi na pytania:

  • Jak wdrożenie Kokpitu Wyciągów wpływa na automatyzację księgowania?
  • Jakie funkcje są dostępne na poziomie Kokpitu?
  • Jakie możliwości zyskuje użytkownik Kokpitu?
  • Dlaczego warto zdecydować się na wdrożenie Kokpitu Wyciągów?

Dostęp do wyciągów i transakcji

Przyjrzyjmy się przykładowemu procesowi zarządzania wyciągiem bankowym w SAP:

  1. Import wyciągu
  2. Wprowadzanie ręczne (zamiast importu) lub księgowanie automatyczne
  3. Sprawdzanie pozycji niezaksięgowanych
  4. Parowanie odpowiednich faktur z pozycjami w celu ich rozliczenia
  5. Stornowanie niepoprawnie zaksięgowanych dokumentów
  6. Usuwanie niepoprawnego pliku wyciągu

Powyższe kroki wymagają kolejnych działań w systemie, otwierania nowych transakcji, wybierania pożądanych parametrów selekcji, komunikowania się z administratorem w zakresie działań na plikach, czasem sięgania do wyciągów PDF w formie papierowej bądź elektronicznej. Te wszystkie czynności powodują, że proces księgowania może stać się uciążliwy i nieefektywny. Kokpit Wyciągów jest odpowiedzią na potrzeby przedsiębiorstw w zakresie uporządkowania danych bankowych. W ramach naszego produktu oferujemy:

  • Zebranie wszystkich danych w jednym miejscu
  • Swobodny dostęp do plików MT940 i PDF z poziomu systemu SAP
  • Proste przejście do transakcji FF67/FEBA dla danego wyciągu
  • Możliwość stornowania dokumentów z poziomu Kokpitu
  • Przekazanie niektórych czynności administracyjnych użytkownikom

Wykorzystując Kokpit użytkownik zyskuje możliwość błyskawicznego działania w zakresie księgowania pozycji wyciągu – może swobodnie otwierać wszystkie pliki MT940 i PDF, a do tego przechodzić do transakcji FEBA/FF67 wedle preferencji.

Lista pozycji wyciągów daje możliwość przeglądania wszystkich istotnych dla księgowania pól, co pozwala na szybką weryfikację poprawności przypisanych danych. Kokpit umożliwia przejście z poziomu pozycji do odpowiedniej transakcji przetwarzania, a następnie użytkownik ma również możliwość przeglądania zaksięgowanych dokumentów.

Ponadto przy przeglądaniu pozycji wyciągu może okazać się, że któryś z dokumentów został niepoprawnie zaksięgowany – odpowiedzią na to będzie możliwość stornowania dokumentów bez wybierania odpowiedniej transakcji.

Kolejnym problemem, na który może natknąć się księgowy jest potrzeba usunięcia zaimportowanego wyciągu.
Obecnie takie działanie w wielu firmach wykonuje administrator, wiąże się to zatem ze zgłaszaniem takich potrzeb do odpowiedniego działu. Dodatkowo dział księgowości musi upewnić się, że wszystkie zaksięgowane pozycje zostały wystornowane, inaczej narażamy się na ryzyko powstania nadmiarowych księgowań w systemie. W Kokpicie Wyciągów istnieje możliwość przekazania uprawnień wybranym użytkownikom, które pozwolą na swobodne usunięcie niechcianego pliku.

Co więcej produkt sprawdza wszystkie pozycje z wyciągu i nie pozwala na usunięcie plików bankowych, dla których istnieją zaksięgowane dokumenty. Kokpit Wyciągów Bankowych jest zatem kompletnym produktem, który przeprowadzi nas przez proces importu i księgowania wyciągu kompleksowo, efektywnie i bezpiecznie.

Automatyzacja i statystyki

W rozrachunkach firmowych większość działań księgowych jest powtarzalna. Każde przedsiębiorstwo posiada konkretny profil, w związku
z czym możliwe jest przeanalizowanie i wskazanie działań finansowych typowych dla działalności. Jednak, aby skutecznie zautomatyzować procesy księgowe potrzebne są odpowiednie dane wejściowe i narzędzia do ich obsługi.

W obecnym standardzie SAP istnieją różne możliwości automatyzacji rozrachunków na wyciągach bankowych, jednak zastosowane rozwiązania nie są idealne. Dane importowane do systemu ERP są różnej jakości, a do tego konfiguracja operacji bankowych może opierać się na ograniczonym zakresie informacji. Wobec tych ograniczeń SAP postanowiliśmy zbudować własne, bardziej precyzyjne narzędzia.
Opierając się na wieloletnim doświadczeniu w zakresie obsługi wyciągów bankowych rozszerzyliśmy zasięg danych wejściowych i informacji wyjściowych na dokumentach księgowych, a normalizacja plików bankowych wspomaga zarządzanie jakością wprowadzanych rekordów. Kokpit Wyciągów pozwala zatem na swobodne przypisywanie wartości większości pól dokumentu księgowego na podstawie wszystkich informacji pozyskanych z banku.

Częstym problemem jest też automatyzacja wpływów w oparciu o standardowe dane i algorytmy wyszukiwania w SAP. Naszym rozwiązaniem jest wprowadzenie własnego narzędzia do przechowywania i dokładnego wyszukiwania danych kontrahenta na podstawie informacji
z wyciągu. Ponadto udoskonaliliśmy algorytm wyszukiwania i parowania numerów faktur przechowywanych w systemie z pozycjami dostarczonymi przez bank. 

W przypadku firm korzystających z rozliczeń za pomocą awiz płatniczych istnieje również możliwość opracowania odpowiedniego rozszerzenia do obsługi takich transakcji.

Powyżej opisane usprawnienia mogą podnieść automatyzację księgowania wyciągów z około 70% do ponad 95% dla wypływów i z 60%
do 70-90% dla wpływów. Aby ocenić efektywność zmian i stale monitorować jakość utrzymywanej konfiguracji oddajemy w ręce użytkownika zakładkę zawierającą statystyki.

W ramach zapisywanych statystyk Kokpit Wyciągów śledzi pozycje bez przypisanych reguł i zmiany dokonywane przez użytkowników, aby wychwycić ewentualne zapotrzebowania na automatyzację. Wdrażając ten produkt zyskujemy pełną kontrolę nad wszystkimi procesami dotyczącymi wyciągów bankowych. Dodatkowo dane prezentowane są w kilku wariantach, co pozwala na ocenę działania aktualnych procesów na różnych poziomach szczegółowości.

Konfiguracja w rękach użytkownika

Jedną z największych bolączek w większości firm korzystających ze standardowych usprawnień SAP w zakresie wyciągów bankowych jest konieczność polegania na osobach utrzymujących takie procesy. Wszystkie zmiany są uzależnione od pracowników technicznych bądź zewnętrznych konsultantów, więc rozwiązanie jakiegoś problemu może pojawić się po wielu dniach. Nie wszystkie błędy wymagają tak długiego czasu pracy, w niektórych przypadkach wynika on jedynie z liczby osób zaangażowanych i ograniczonych możliwości komunikacji.

A gdyby konfigurowanie operacji było w rękach użytkownika? Jak bardzo skróciłby się czas oczekiwania na zmiany?

W standardzie SAP rzadko praktykowane jest takie rozwiązanie, ponieważ konfigurowanie rozrachunków wymaga dobrej znajomości technicznej systemu. Łatwo zatem wprowadzić zmiany destabilizujące obecne procesy księgowe. Opracowując Kokpit Wyciągów Bankowych chcieliśmy przekazać użytkownikom kompleksowe rozwiązanie uniezależniające cykl księgowania wyciągów od konieczności zgłaszania najprostszych potrzeb do osób spoza działów finansowych. Tak powstała ostatnia część naszego produktu – zakładka Autokonfiguracja. Posiada ona możliwości autorskiego rozwiązania Fintiery w tym zakresie, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo wprowadzania zmian. Rozwiązanie nie wymaga posiadania rozległej technicznej wiedzy na temat przechowywania danych wyciągowych w systemie, pozwala na dokładne sprawdzenie działania wprowadzonych przez użytkownika zmian i co najważniejsze działa już przy kolejnym imporcie wyciągu.

Podstawowymi cechami Autokonfiguracji są:

  • Możliwość wprowadzania konfiguracji dowolnego pola w zależności od potrzeb
  • Przenoszenie niezbędnych informacji technicznych w tle (bez udziału użytkownika)
  • Możliwość przetestowania wprowadzonych zmian oraz porównania stanu „przed i po”
  • Swobodne zarządzanie wprowadzoną konfiguracją – edytowanie i usuwanie wpisów
  • Działanie natychmiast po zapisaniu zmian
  • Możliwość kopiowania istniejących reguł do kolejnych rachunków.

W trakcie procesu wdrażania produktu przeprowadzamy dokładną analizę potrzeb przedsiębiorstwa, dzięki której możliwe jest między innymi dostosowanie Autokonfiguracji do wymagań Klienta. Czasem istnieje potrzeba dokładnego określania wielu schematów księgowań, innym razem więcej uwagi skupia się na dekretacji pól dokumentu księgowego lub dekretacjach kontrolingowych. Nasz produkt umożliwia wybranie pól, nad którymi działy finansowe potrzebują większej kontroli, np. konta KG, referencja czy przypisanie, MPK, centrum zysku, opis pozycji dokumentu księgowego. Zastosowany przez nas mechanizm pozwala na wskazanie wzorca, na podstawie którego dana konfiguracja ma zadziałać oraz przypisanie odpowiedniej wartości. Zdarza się, że dane przekazywane do dokumentów księgowania są zależne od informacji zawartych w opisie pozycji wyciągu i zmieniają się dynamicznie w ramach tego samego schematu księgowania, przykładem mogą być numery paczek czy numery filii przedsiębiorstwa przy transakcjach wewnętrznych. W związku z tym udostępniliśmy użytkownikom możliwość sterowania przypisywanymi wartościami w sposób dynamiczny, używając Kokpitu można wskazać miejsce ze zmieniającym się numerem bądź opisem i przenosić te zmienne wartości z wyciągu wprost do dokumentów księgowanych w systemie.

Z naszego doświadczenia wynika, że powyższe możliwości są wystarczające, by zapewnić użytkownikom wygodną i szybką pracę, jednocześnie gwarantując maksimum bezpieczeństwa i stabilność rozwiązania. 

Autor: Agata Czarnota

 

Photo by ViktorForgacs on Unsplash

                              

Przeczytaj też podobne wpisy:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn