System SAP ERP, w dowolnej jego odsłonie, słynie z ogromu oferowanych możliwości, ale również pewnej złożoności, która może przytłoczyć świeżo upieczonych użytkowników końcowych. Nie ma co oszukiwać się: Z ich perspektywy SAP to narzędzie, którego trzeba porządnie nauczyć się aby wykonywać codzienną pracę, i w tym aspekcie nie różni się on znacząco od np. ciężkich maszyn na halach produkcyjnych. Być może pomyłki w obsłudze systemu ERP nie będą aż tak dramatyczne w skutkach jak w przypadku wspomnianego sprzętu, ale nie bez powodu, aby między innymi takich problemów unikać, usługi wdrożeniowe tego systemu stały się poniekąd odrębną gałęzią informatycznego sektora gospodarki.
Spis treści
SAP to narzędzie do pracy jak każde inne
Specyfiką usług Fintiery jest to, że w zdecydowanej większości przypadków firmy, które obsługujemy są już po głównym wdrożeniu systemu i mają swoje wypracowane procedury oraz praktyki jak obchodzić się z nim. Z mojej kilkuletniej perspektywy jako konsultanta miewam okazję do przyglądania się uczestnikom projektów, którzy zasiadają do stołu po stronie klienta. Najczęściej będą to szeroko rozumiani księgowi (czyli najbardziej typowi odbiorcy modułów FI i Treasury) oraz technicy/administratorzy systemowi. Gdy mowa zatem o korzystających z systemu, najbardziej naturalną osią podziału wydaje się być rozróżnienie użytkowników końcowych, których celem jest dostarczanie pracy operacyjnej na system SAP, oraz administratorów, których powołaniem jest im to zadanie ułatwić. Ewentualne błędy są pochodną tych działań, a więc można przyjąć, że i one będą miały charakter funkcjonalny albo administracyjny.
Błędy podczas pracy funkcjonalnej
Gdy myślimy o potencjalnych błędach użytkowników końcowych to nie sposób je syntetycznie wylistować. Każdy moduł, funkcja, a nawet pojedyncza transakcja, będzie miała swoją listę dobrych praktyk oraz wskazówek, do których należy się stosować. I tutaj zalecenie mogę mieć tylko jedno: Czytamy instrukcję dostarczone przez konsultantów! 😉 Niestety często są one mniej porywające niż Trylogia Sienkiewicza, ale na szczęście rzadko kiedy bywają od niej bardziej obszerne. Warto zatem zapoznać się z nimi po wdrożeniu nowej funkcjonalności, a i później trzymać na biurku wydrukowany egzemplarz.
Nieco podobną grupę stanowią te związane ogólnie z brakiem zrozumienia procesu biznesowego, zwłaszcza wtedy gdy w wyniku wdrożenia jakieś funkcji uległ on zmianie. Osobiście uważam, że najlepszym sposobem na uniknięcie wielu pomyłek jest przełamanie się i oswojenie z krótkim pytaniem „Dlaczego?”. I to zalecenie warto zaadresować również do konsultantów prowadzących projekt, bo wszelkie modyfikacje muszą być bardzo wyraźnie wytłumaczone klientowi.
Innym z błędów, który wynika już typowo z braku z zrozumienia specyfiki SAP, jest próba „dopychania kolanem” niedziałających jak oczekujemy procesów. Konsekwencja jest taka, że u nas zadziała, ale z racji tego, że system ma charakter modułowy i zintegrowany, to już nasz „sąsiad z modułu obok” może mieć problem z obróbką danych. Typowym przykładem z mojego doświadczenia jest tu integracja modułu TRM oraz FI. Jeżeli działania Front Office nie działają prawidłowo w module TRM (np. źle liczą się odsetki w przepływach), to nie korygujemy ich na boku dokumentami FI, bo Back Office otrzyma na koniec miesiąca błędne dane do prac okresowych (pomimo pozornej zgodności zachwiana zostanie harmonia integracji). Co gorsza, na podanym przeze mnie przykładzie, negatywne skutki takich ruchów ad-hoc potrafią kumulować się i naprawa efektów bywa niekiedy bardzo kosztowna. Prawidłowym działaniem jest tu reakcja w porę i zgłaszanie problemu opiekunom funkcjonalności. Podobnie jak zepsuje się nam samochód, wybieramy się do mechanika i nie jeździmy z kontrolką „sprawdź silnik” licząc na to, że naprawi się samo.
Obserwuj nas na LinkedIn
Obserwuj nas
Błędy na poziomie administrowania rozwiązaniem
Po zakończonym wdrożeniu rozwiązanie przechodzi w ręce administratorów. Jest to rola odpowiedzialna o tyle, że kształtuje ona środowisko pracy użytkowników biznesowych. Błędy w tej dziedzinie mogą mieć spektakularne rezultaty, ale niekoniecznie w dobrym znaczeniu tego słowa.
Po pierwsze wszelkie aktualizacje systemu, patchowania, wgrywania not powinny być zawsze dobrze przetestowane. Programy i produkty niestandardowe mają to do siebie, że posiadają zgodność z określonymi wersjami SAP, lub są pod nie sparametryzowane. Decydując się na większe zmiany zawsze należy brać pod uwagę istniejący krajobraz systemowy. Oczywiście podnoszenie wersji systemu nie jest błędem samym w sobie, ale może być źródłem problemów jeżeli nie zostanie dobrze zaplanowane. Najczęściej jednak aspekt ten zabezpieczają zaplanowane testy regresji. W tym miejscu warto podkreślić jak ważne są regularne kopie zapasowe środowiska produkcyjnego.
Po drugie rolą administratora jest logiczne i optymalne zarządzanie uprawnieniami. Oczywiście, świeżo upieczony młodszy księgowy nie powinien mieć dostępu typu „SAP-ALL”, bo jest to przepis na katastrofę. Z drugiej strony, nie jestem zwolennikiem ucinania uprawnień na siłę. Świadomy technicznych aspektów rozwiązania użytkownik kluczowy i umocowany w uprawnieniach, to moim zdaniem doskonała prewencja przed nieumiejętnym wykorzystaniem systemu przez zespół funkcjonalny.
Na koniec, na styku działań merytorycznych i technicznych, zostaje administracja danymi podstawowymi, numerami rachunków kontrahentów, kursami walutowymi, wartością stóp procentowych itd. Bardzo często w firmie zajmuje się tym odrębna komórka. I tutaj znów rolę gra modułowość systemu SAP – źle dostarczane dane, nieaktualizowane na czas, powodować będą kłopoty w nawet najlepiej ułożonych procesach.
Dobra organizacja lekarstwem / szczepionką na większość bolączek
Potencjalnych błędów użytkownika podczas obsługi SAP, może być tyle ile modułów, transakcji, poszczególnych działań czy uczestników procesu. U ich podłoża leżą najczęściej problemy organizacyjne przy pierwotnych albo wtórnych przekazaniach wiedzy, albo nie do końca dobrze przygotowane środowisko pracy w systemie SAP.
Osobiście uważam, że rolą konsultantów wiodących jest przewidzieć te ryzyka. Nie ma dwóch identycznych wdrożeń, a naszym zadaniem jest przekazać wiedzę w taki sposób aby odbiorcy końcowi czuli się pewnie po przeniesieniu rozwiązań na start produkcyjny. Z dumą patrzę jak po kilku miesiącach pracy z nowym rozwiązaniem użytkownicy znają więcej „smaczków” w systemie niż my. I trudno się dziwić – dla nas to maksymalnie kilkadziesiąt przypadków testowych, dla nich tysiące bardziej lub mniej rutynowych zdarzeń na produkcji.
Solidnie poprowadzone wdrożenie, w dobrze przygotowanym środowisku, dla kompetentnej ekipy profesjonalistów to ¾ sukcesu i profilaktyka niechcianych niespodzianek. A jeżeli się zdarzą? Cóż… błądzić jest rzeczą ludzką, większość z nich da się naprawić – w najgorszym razie trzeba będzie wezwać konsultantów, którzy coś zawsze zaradzą. „Bo jak nie my to kto”?
Autor: Marcin Ziemba
Wsparcie dla Twojej firmy
Twoja Firma boryka się z problemami, które powodują zatory płatnicze? Eksperci Fintiery potrafią sobie z tym świetnie poradzić. Odwiedź specjalną stronę: Zatory Płatnicze – i poznaj rozwiązania, jakie przygotowaliśmy.
