Od 2021 roku największe przedsiębiorstwa składają roczne sprawozdania ze swoich praktyk płatniczych. Ten czas wystarczył na przeanalizowanie problemów oraz nieścisłości występujących podczas prac sprawozdawczych. Ze względu na dużą liczbę postulatów i głosów napływających ze strony przedsiębiorców oraz prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) została przygotowana nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wprowadzająca istotne zmiany.
Spis treści
Wprowadzenie
Z zatorami płatniczymi mamy do czynienia, gdy przedsiębiorca nie otrzymuje terminowo płatności od odbiorcy. Poprzez opóźnienia w zapłatach może dojść do problemu z rozwojem biznesu, płynnością, a nawet wypłacalnością, co może skutkować zamknięciem lub upadłością podmiotu. Nagminne praktyki opóźnień w płatnościach – dotykające najczęściej mikro, małych i średnich przedsiębiorców (MŚP) – wywołują w gospodarce efekt domina. Firmy, które otrzymują opóźnione płatności za wykonane usługi lub dostarczone towary, nie mają pieniędzy na uregulowanie swoich zobowiązań wobec wierzycieli, co powoduje powstanie zatorów płatniczych w kolejnych firmach.
Ministerstwo Rozwoju i Technologii pochyliło się nad problemem zatorów płatniczych i w 2019 roku wystąpiło z inicjatywą nowelizacji ustawy z 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Nowelizacja z 2019 roku wprowadziła obowiązek składania rocznych sprawozdań dla części podmiotów, uporządkowała zasady dochodzenia odsetek i rekompensat w przypadku nieterminowych płatności oraz dała prezesowi UOKiK uprawnienia do nakładania kar w przypadku nadmiernego spóźniania się z płatnościami.
Duża liczba postulatów i głosów napływających ze strony przedsiębiorców i prezesa UOKiK doprowadziła do ogłoszenia 23 listopada 2022 roku ustawy z 4 listopada o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz ustawy o finansach publicznych.
Nowelizacja wprowadza zmiany w trzech obszarach:
- doprecyzowania przepisów dotyczących składania rocznego sprawozdania z praktyk płatniczych,
- zwiększenia efektywności postępowań w sprawie nadmiernego spóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych,
- uzupełnienia przepisów dotyczących codziennego obrotu gospodarczego.
Powyższe zmiany powinny rozwiązać w dużej mierze problemy, które pojawiły się po obu stronach: zarówno przedsiębiorców, jak i UOKiK, który musiał prześledzić miliony danych w otrzymanych sprawozdaniach. W latach 2020-2021 zostało skontrolowanych 108 firm podejrzanych o nagminne praktyki opóźnień w płatnościach. UOKiK ukarał sześć z nich, a łączna wysokość kar wyniosła 1,42 mln zł. Urząd w ramach prowadzonych postępowań musiał przeanalizować 7,8 mln faktur. Natomiast w 2022 roku nałożył ponad 9 mln zł kar za opóźnienia w płatnościach.
Z przytoczonych liczb jasno wynika, że UOKiK co prawda wszczynał postępowania i nakładał kary, pilnując przestrzegania Ustawy, ale ze względu na konieczność analizy płatności poszczególnych faktur oraz niedoprecyzowanie przepisów miał problem ze sprawnym przeprowadzeniem kontroli. Doprecyzowanie i uproszczenie przepisów ustawy jest ważnym krokiem do ułatwienia raportowania oraz poprawienia efektywności kontroli przez UOKiK.
Zmiany dotyczące sprawozdania z praktyk płatniczych
Począwszy od 2021 roku największe przedsiębiorstwa mają obowiązek składania rocznego sprawozdania z praktyk płatniczych. Jest ono następnie publikowane na stronie Ministerstwa Rozwoju i Technologii i stanowi swego rodzaju świadectwo rzetelności płatniczej danego podmiotu. Po dwóch latach doświadczeń z przygotowaniem i wykorzystaniem sprawozdań, nowelizacja ustawy porządkuje niektóre kwestie oraz dopasowuje przy okazji strukturę sprawozdania do nowego, „ryczałtowego” modelu naliczania kar w postępowaniach prowadzonych przez prezesa UOKiK. W zakresie sprawozdania z praktyk płatniczych wprowadza następujące zmiany.
Wydłużenie terminu składania sprawozdania do 30 kwietnia
Firmy będą miały więcej czasu na dopełnienie obowiązku sprawozdawczego. Poprzednio sprawozdanie należało złożyć do 31 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Okazało się jednak, że to zbyt krótki czas na przeanalizowanie tak dużej ilości danych.
Uregulowanie zasad składania korekty sprawozdania
Korekta sprawozdania wraz z uzasadnieniem jej przyczyn jest składana w sytuacji, gdy dane zawarte w uprzednio złożonym sprawozdaniu ulegną zmianie o co najmniej 10% wartości w co najmniej jednej pozycji. Poprzednio zasady składania korekt nie były uregulowane i w razie konieczności złożenia korekty przedsiębiorcy wysyłali wnioski o korektę sprawozdania do Ministerstwa Rozwoju i Technologii, które je indywidualnie rozpatrywało.
Wyłączenie niektórych transakcji ze sprawozdania
W sprawozdaniu nie uwzględnia się już:
- transakcji handlowych zawieranych w zakresie działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej,
- transakcji handlowych, których wyłącznymi stronami są podmioty należące do tej samej grupy kapitałowej,
- świadczeń pieniężnych, w przypadku których upłynął termin przedawnienia.
Wyłączenie niektórych podmiotów z obowiązku sprawozdawczego
Zwolnione z obowiązku składania sprawozdania będą publiczne podmioty lecznicze prowadzone w formie spółki Skarbu Państwa albo spółki jednostki samorządu terytorialnego, a także spółki wchodzące w skład podatkowych grup kapitałowych.
Uregulowanie zasad wykazywania skorygowanych świadczeń z lat poprzednich
Jeżeli wartości świadczeń pieniężnych zawarte w sprawozdaniu uległy zmianie w latach następujących po roku, za który złożono sprawozdanie, zmiany te uwzględnia się w sprawozdaniu za rok, w którym świadczenie pieniężne w zakresie zmienionej wartości jest wymagalne.
Przykład:
Firma X złożyła roczne sprawozdanie za rok 2022 15 lutego 2023 roku. Częścią sprawozdania była faktura od firmy Y na kwotę 5 mln zł z terminem wymagalności 20 grudnia 2022 roku, która nie została zapłacona w terminie, ponieważ firma X kwestionuje zakres wykonanych prac. Powyższa faktura jako jedyna została ujęta w pozycji „Świadczenia niespełnione z opóźnieniem 6-30 dni” .
Firmy doszły do porozumienia co do obniżenia wynagrodzenia za prace i 10 marca 2023 roku firma Y wystawiła fakturę korygującą in minus do powyższej faktury na kwotę 1 mln złotych.
W tym przypadku zmianie o 20% uległa wartość transakcji handlowej oraz pozycji sprawozdania rocznego i firma X powinna złożyć korektę sprawozdania.
Zmiana zasad przeliczania świadczeń w walucie obcej na potrzeby sprawozdania
Zgodnie z nowelizacją ustawy świadczenia pieniężne w walucie obcej do celów sprawozdawczych powinny być przeliczane na walutę polską według zasad rachunkowości przyjętych przez dany podmiot. Oznacza to w praktyce możliwość wykazywania takich świadczeń wprost w ich wartości księgowej i jest istotnym uproszczeniem. Poprzednio takie świadczenia wymagały indywidualnych przeliczeń odpowiednio na datę wymagalności lub zapłaty.
Nowe przedziały wiekowania w sprawozdaniu
Wartość świadczeń pieniężnych nieotrzymanych i niespełnionych w terminie określonym w umowie należy wykazać w podziale na poniższe przedziały czasowe (czas opóźnienia jest liczony od przekroczenia terminu określonego w umowie):
- nie więcej niż 5 dni,
- 6-30 dni,
- 31-60 dni,
- 61-120 dni,
- więcej niż 120 dni.
Doprecyzowanie reguł kalkulacji
W nowej wersji sprawozdania nie będą już wykazywane łączne kwoty świadczeń niespełnionych i nieotrzymanych, a jedynie współczynniki procentowe, które należy wyliczyć według poniższych reguł:
- udział procentowy świadczeń pieniężnych niespełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie (w ramach poszczególnych przedziałów czasowych) w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych, do których spełnienia zobowiązany był ten podmiot w poprzednim roku;
- udział procentowy świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie (w ramach poszczególnych przedziałów czasowych) w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych należnych podmiotowi w poprzednim roku;
- wartości świadczeń i udziałów powinny być wykazywane z dokładnością odpowiednio do 1 grosza i setnych części procentu.
Doprecyzowanie terminu publikacji złożonych sprawozdań
Minister właściwy do spraw gospodarki podaje do publicznej wiadomości zbiorcze zestawienie złożonych sprawozdań corocznie w terminie do 31 sierpnia. Poprzednio termin publikacji nie był określony.
Obserwuj nas na LinkedIn
Obserwuj nas
Zmiany dotyczące postępowań UOKiK
Poprzednia wersja ustawy obowiązująca od roku 2020 wprowadziła pojęcie nadmiernego spóźniania się ze spełnieniem świadczeń pieniężnych oraz dała prezesowi UOKiK narzędzia do dyscyplinowania podmiotów dopuszczających się nagminnych opóźnień. Jej zapisy dotyczące prowadzenia postępowania i nakładania kar okazały się jednak w praktyce zbyt sztywne, dlatego większość wszczętych postępowań utknęła na etapie zbierania dowodów oraz wyliczania opóźnień i kar.
Nowelizacja ustawy zapewnia prezesowi UOKiK znaczną elastyczność w prowadzeniu postępowań (np. instytucję tzw. wezwań miękkich oraz możliwość obniżenia i odroczenia kary), a także wprowadza ryczałtowy model wyliczania kary. Zmiany mają na celu maksymalne ułatwienie prowadzenia postępowań dla UOKiK przy jednoczesnych ulgach dla przedsiębiorców „współpracujących” w postępowaniu oraz dodatkowych karach dla przedsiębiorców ponownie dopuszczających się nadmiernego opóźnienia w płatnościach.
Zmiany w modelu wyliczania maksymalnych kar
Od 2023 roku prezes UOKiK będzie mógł (poprzednio miał obowiązek) nałożyć administracyjną karę pieniężną na przedsiębiorcę za opóźnienia w płatnościach. Ponadto przedtem kara administracyjna była obliczana za jednostkowe przewinienie, jako suma odsetek za opóźnienie dla każdej faktury, natomiast teraz będzie wymierzana jedna sankcja finansowa za wszystkie opóźnienia. Poprzednio wyliczenie kary wymagało analizy każdej faktury i płatności we współpracy z przedsiębiorcą, teraz karę można wprost wyliczyć na postawie złożonego sprawozdania rocznego. Wysokość kary finansowej będzie obliczana na podstawie sumy opóźnionych świadczeń według pięciu przedziałów opóźnień. Wzór do obliczenia maksymalnej administracyjnej kary pieniężnej:
WK = (WŚ1 × 1%) + (WŚ2 × 2%) + (WŚ3 × 4%) + (WŚ4 × 12%) + (WŚ5 × 24%)
Wyjaśnienie poszczególnych symboli:
WK – maksymalna wysokość administracyjnej kary pieniężnej,
WŚ1-WŚ5 – sumy wartości wymagalnych świadczeń pieniężnych niespełnionych w terminie wg poniższych przedziałów czasowych:
- WŚ1 – opóźnienie nie przekracza 30 dni;
- WŚ2 – opóźnienie wynosi 31-60 dni;
- WŚ3 – opóźnienie wynosi 61-120 dni;
- WŚ4 – opóźnienie wynosi 121-365 dni;
- WŚ5 – opóźnienie przekracza 365 dni.
Przy obliczaniu maksymalnej wysokości administracyjnej kary pieniężnej pomija się świadczenia pieniężne:
- których termin spełnienia upłynął wcześniej niż 2 lata przed dniem wszczęcia postępowania,
- wynikające z transakcji handlowych, których wyłącznymi stronami są podmioty należące do tej samej grupy kapitałowej,
- wynikające z transakcji handlowych zawieranych w zakresie działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej.
Zmniejszenia i zwiększenia nakładanych kar pieniężnych
Prezes UOKiK obniża wyliczoną według modelu karę pieniężną o 20% (poprzednio 10%), jeżeli w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji podmiot uiści w całości administracyjną karę pieniężną oraz zrzeknie się prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.
Prezes UOKiK nadal będzie mógł nakładać karę pieniężną o 50% wyższą przeliczaną według wzoru na maksymalną wysokość kary administracyjnej w sytuacji, gdy podmiot w przeciągu 2 lat od dnia, w którym poprzednia decyzja w sprawie zatorów płatniczych stała się ostateczna, ponownie dopuści się nadmiernego spóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych.
Możliwość odroczenia kary lub rozłożenia na raty
Nowelizacja daje możliwość złożenia wniosku z uzasadnieniem przez stronę postępowania, na którą została nałożona administracyjna kara pieniężna, o odroczenie jej zapłaty lub rozłożenie na raty. Instytucja odroczenia uiszczenia kary pieniężnej lub rozłożenia jej na raty będzie wykorzystywana jedynie w wyjątkowych sytuacjach uzasadnionych ważnym interesem podmiotu.
Zasady przeliczania świadczeń pieniężnych wyrażonych w walucie obcej w trakcie postępowania
Podczas wszczętego postępowania dotyczącego nadmiernego spóźniania się ze spełnieniem świadczeń pieniężnych w transakcjach handlowych prezes UOKiK będzie ustalał wartość świadczenia pieniężnego wyrażonego w walucie obcej przy zastosowaniu jej średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski:
- ostatniego dnia roboczego okresu objętego postępowaniem – w stosunku do świadczeń pieniężnych niespełnionych w okresie objętym tym postępowaniem,
- ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień spełnienia świadczenia pieniężnego – w stosunku do świadczeń pieniężnych spełnionych po terminie w okresie objętym postępowaniem.
Wprowadzenie instytucji tzw. wezwań miękkich
Nowelizacja ustawy wprowadza instytucję tzw. wezwań miękkich. Dzięki niej prezes UOKiK będzie mógł kontaktować się z przedsiębiorcą w sprawach z zakresu nadmiernego spóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych bez wszczynania postępowania administracyjnego. W wezwaniu będzie określał termin, w którym oczekuje udzielenia odpowiedzi – nie może być krótszy niż 14 dni od daty otrzymania pisma. Przedsiębiorca po otrzymaniu takiego wezwania będzie mieć prawo do udzielenia odpowiedzi. Brak kontaktu nie jest obarczony sankcją karną, ale może skutkować szybszym wszczęciem formalnego postępowania wobec firmy.
Zmiany dotyczące codziennego obrotu gospodarczego
W codziennym obrocie gospodarczym kluczowe jest pilnowanie maksymalnych terminów wymagalności określonych ustawą w zależności od statusu kontrahenta oraz łącznej wartości świadczeń niespełnionych lub spełnionych po terminie.
Doprecyzowanie definicji nadmiernego spóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych
Do nadmiernego spóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych dochodzi, gdy w okresie trzech kolejnych miesięcy suma wartości świadczeń pieniężnych niespełnionych oraz spełnionych po terminie przez dany podmiot wynosiła co najmniej 2 mln zł (do 31 grudnia 2021 roku obowiązywał limit dopuszczalnych opóźnień w wysokości 5 mln złotych). Nowelizacja ustawy doprecyzowuje powyższą definicję poprzez wskazanie, że sumowaniu podlegają jedynie wymagalne w okresie objętym postępowaniem świadczenia pieniężne (dla których minął termin ich zapłaty i które w okresie objętym postępowaniem zostały spełnione z opóźnieniem lub nie zostały spełnione mimo upływu terminu zapłaty), a nie wszystkie świadczenia pieniężne niespełnione.
Ujednolicenie zasad określania terminu wymagalności
Nowelizacja ustawy porządkuje zasady określania terminu wymagalności. W poprzedniej wersji ustawy inaczej były liczone dni na potrzeby sprawozdania rocznego (od daty wystawienia faktury), a inaczej na potrzeby kalkulacji maksymalnych terminów płatności (od daty otrzymania faktury). Po nowelizacji termin wymagalności będzie wykazywany zgodnie z umową pomiędzy stronami transakcji handlowej (a gdy termin z umowy będzie niezgodny z ustawowym – w odniesieniu do maksymalnego terminu ustawowego).
Obowiązek składania oświadczenia o zmianie statusu dużego przedsiębiorcy
Wszyscy duzi przedsiębiorcy są zobowiązani składać oświadczenie o posiadaniu, uzyskaniu albo utracie statusu dużego przedsiębiorcy drugiej stronie transakcji handlowej. Przedsiębiorca pozostający w relacji biznesowej z innym podmiotem jest zobowiązany do składania właściwego oświadczenia o utracie lub uzyskaniu statusu dużego przedsiębiorcy za każdym razem, kiedy wystąpi zmiana statusu.
Podsumowanie kluczowych zmian, które wymagają dostosowania systemowych rozwiązań do obsługi zatorów płatniczych:
| Wyłączenie niektórych transakcji ze sprawozdania |
W sprawozdaniu nie uwzględnia
się:
|
| Wyłączenie niektórych podmiotów z obowiązku sprawozdawczego |
| Zwolnione z obowiązku składania
sprawozdania będą publiczne
podmioty lecznicze prowadzone w formie spółki Skarbu Państwa albo
spółki jednostki samorządu terytorialnego, a także spółki wchodzące w
skład podatkowych grup kapitałowych. |
| Uregulowanie zasad wykazywania
skorygowanych świadczeń z poprzednich lat |
| Jeżeli wartości świadczeń pieniężnych
zawarte w sprawozdaniu uległy zmianie w latach następujących po roku,
za który złożono sprawozdanie, zmiany te uwzględnia się w sprawozdaniu
za rok, w którym świadczenie pieniężne w zakresie zmienionej wartości
jest wymagalne. |
| Zmiana
zasad przeliczania świadczeń w walucie obcej na potrzeby sprawozdania |
| Świadczenia pieniężne w walucie obcej do
celów sprawozdawczych powinny być przeliczane na walutę polską według
zasad rachunkowości przyjętych przez dany podmiot. W praktyce oznacza
to wykazywanie takich świadczeń wprost w ich wartości księgowej i jest
istotnym uproszczeniem. |
| Nowe
przedziały wiekowania w sprawozdaniu |
| Wartość świadczeń pieniężnych
nieotrzymanych i niespełnionych w terminie określonym w umowie należy
wykazać poprzez dostosowanie do poniższych ram przedziałów czasowych
(czas opóźnienia jest liczony od przekroczenia terminu określonego w
umowie): nie więcej niż 5 dni, 6-30 dni, 31-60 dni, 61-120 dni, więcej niż 120 dni. |
| Doprecyzowanie
reguł kalkulacji |
W nowej wersji sprawozdania nie będą już
wykazywane łączne kwoty świadczeń niespełnionych i nieotrzymanych, a jedynie współczynniki
procentowe, które należy wyliczyć według poniższych reguł:
|
| Obowiązek
składania oświadczenia o statusie dużego przedsiębiorcy |
| Poprzednio tylko duże podmioty
gospodarcze będące dłużnikami miały obowiązek składania drugiej stronie
transakcji handlowej oświadczenia o swoim statusie. Po nowelizacji
ustawy wszyscy duzi przedsiębiorcy są zobowiązani składać drugiej
stronie transakcji handlowej oświadczenie o posiadaniu, uzyskaniu albo
utracie statusu dużego przedsiębiorcy. |
| Zmiany
w modelu wyliczania maksymalnych kar pieniężnych |
| Prezes UOKiK będzie mógł (poprzednio miał
obowiązek) nałożyć administracyjną karę pieniężną na przedsiębiorcę za
opóźnienia w płatnościach. Ponadto przedtem kara administracyjna była
obliczana za jednostkowe przewinienie jako suma odsetek za opóźnienie
dla każdej faktury, natomiast teraz będzie wymierzana jedna sankcja
finansowa za wszystkie opóźnienia. Poprzednio wyliczenie kary wymagało
analizy każdej faktury i płatności we współpracy z przedsiębiorcą, a
teraz karę można wprost wyliczyć na postawie złożonego sprawozdania
rocznego. Wysokość kary
finansowej będzie obliczana na podstawie sumy opóźnionych świadczeń
według pięciu przedziałów opóźnień. Wzór do obliczenia maksymalnej
administracyjnej kary pieniężnej: WK = (WŚ1 × 1%) + (WŚ2 × 2%) + (WŚ3 × 4%) + (WŚ4 × 12%) + (WŚ5 × 24%) |
| Zasady
przeliczania świadczeń pieniężnych wyrażonych w walucie obcej w trakcie
postępowania |
Podczas wszczętego postępowania
dotyczącego nadmiernego spóźniania się ze spełnieniem świadczeń
pieniężnych w transakcjach handlowych prezes UOKiK będzie ustalał
wartość świadczenia pieniężnego wyrażonego w walucie obcej przy
zastosowaniu jej średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank
Polski:
|
Zakończenie
Nowelizacja ustawy uprościła oraz doprecyzowała proces składania rocznego sprawozdania z praktyk płatniczych oraz uzupełniła przepisy dotyczące codziennego obrotu gospodarczego. Ponadto przyczyni się do usprawnienia wszczynanych postępowań przez prezesa UOKiK.
W wyniku zmian opisanych w drugim rozdziale artykułu zaktualizowaliśmy produkt „Fintiera Zatory płatnicze” tak, by korzystający z niego klienci mogli złożyć sprawozdanie za rok 2022 zgodnie z nowymi zasadami.
Nasze rozwiązanie „Fintiera Zatory płatnicze” pozwala na bardzo sprawne przygotowanie sprawozdania rocznego w wersji wymaganej przez znowelizowaną ustawę, a także bieżące monitorowanie procesów płatniczych. Zachęcamy do zapoznania się z artykułem „Fintiera Zatory płatnicze”, w którym przedstawiliśmy produkt i korzyści wynikające z jego wdrożenia. Wieloletnie doświadczenie oraz różnorodność prowadzonych projektów dla największych firm w Polsce sprawia, że jesteśmy właściwym partnerem do wprowadzenia zmian w Państwa systemie, a tym samym usprawnienia oraz skrócenia czasu raportowania.
Zapraszamy do kontaktu!
Autor: Klaudia Kołdej–Cebula przy współpracy z Janusz Gaweł
Wsparcie dla Twojej firmy
Twoja Firma boryka się z problemami, które powodują zatory płatnicze? Eksperci Fintiery potrafią sobie z tym świetnie poradzić. Odwiedź specjalną stronę: Zatory Płatnicze – i poznaj rozwiązania, jakie przygotowaliśmy.
