Zatory płatnicze – trzon rozwiązania

W poprzednim artykule dotyczącym zatorów płatniczych omówiliśmy zalety naszego rozwiązania w porównaniu z rozwiązaniem, które oferuje standard SAP. Dzisiaj chcielibyśmy przybliżyć trzon opracowanego produktu, czyli tak zwaną „maszynkę”, która tworzy Raport analizy rozliczenia faktur.
maszynka

Do analizy łańcuchów rozliczeń wykorzystujemy częściowo zaawansowane mechanizmy standardu SAP. Dzięki temu jesteśmy w stanie przeanalizować go kompleksowo, wychodząc od faktury, a dochodząc do rzeczywistego dokumentu płatności, niezależnie od długości łańcucha. Przeanalizowane w ten sposób dane zasilają końcowe raporty – UOKiK oraz raport biznesowy.

Spis treści

Budowa raportu

Raport analizy rozliczenia faktur składa się z trzech zakładek – Listy pozycji, Analizy płatności oraz Danych detalicznych. Zakładka lista pozycji zawiera informacje, które dokumenty z wybranego na ekranie selekcji zakresu będą podlegały dalszej analizie oraz powód, dlaczego dana pozycja nie będzie dalej analizowana (np. wykluczenie na wstępnych filtrach A). Ponadto znajdują się tutaj podstawowe informacje na temat dokumentu, jak na przykład referencja, data księgowania, blokada i forma płatności, czy data rozliczenia. Poprzez zaznaczenie wybranego wpisu możemy na kolejnych zakładkach ograniczyć wyświetlane rekordy, wyłącznie do jednego/kilku wybranych.

Przechodząc do zakładki Analiza płatności otrzymujemy analizę przetworzonego łańcucha płatności danego dokumentu. Na początku znajdują się informacje o dokumencie pierwotnym (dokumencie, od którego rozpoczynamy analizę łańcucha rozliczenia, czyli fakturze), następnie kwota faktury, data rozliczenia i dokument rozliczeniowy. W kolumnach oznaczonych kolorem żółtym znajdują się informacje techniczne, m.in. numer iteracji oraz flaga ostatniej iteracji, oznaczająca, że wskazany dokument jest faktycznym dokumentem płatności. W zielonych kolumnach zawarte są informacje o dokumencie końcowym łańcucha, czyli dokumencie płatności (spełnienia świadczenia) – numer dokumentu, rodzaj dokumentu oraz data księgowania. Następnie mamy informacje o kwocie i walucie płatności (w walucie rachunku bankowego) oraz koncie KG z pozycji dokumentu płatności. Faktury są detalicznie analizowane zgodnie z łańcuchem rozliczenia, z uwzględnieniem płatności częściowych, pozycji pozostałych, żądań płatności, żądań zaliczek, faktur korygujących itd.

Trzecia zakładka zawiera zagregowane dane z poprzednich zakładek – podstawowe informacje z dokumentu pierwotnego (faktury) oraz dokumentu płatności, a także informacje o dacie wystawienia, otrzymania, wymagalności oraz faktycznej dacie płatności. W kolejnej kolumnie kalkulowane są dni zwłoki liczone jako różnica pomiędzy datą wymagalności a datą płatności oraz forma spełnienia świadczenia.

Warto zwrócić uwagę, że data rozliczenia nie musi być taka sama jak data płatności. Data spełnienia świadczenia pobierana jest z dokumentu płatności (data księgowania). Dzięki temu nawet jeśli dokument został rozliczny znacznie później niż nastąpiła płatność, nie będą wykazywane przeterminowania. Dodatkowo data płatności może być automatycznie modyfikowana w zależności np. od formy spełnienia świadczenia. Przykładowo dla zobowiązań zapłaconych kartą lub gotówką przez pracownika jesteśmy w stanie skonfigurować, aby data płatności była równa dacie wymagalności (z założenia takie świadczenia spełniane są w terminie). 

Analogicznie jest w przypadku formy spełnienia świadczenia. Na podstawie potwierdzonych z Klientem kryteriów definiujemy możliwe formy spełnienia świadczenia oraz kryteria ich identyfikacji. Oprócz standardowych form spełnienia świadczenia, jak płatność przelewem, gotówką, czy kompensatą, możemy zdefiniować formy takie jak weksel, akredytywa, czy direct debit. Następnie określamy, które z tych form mają charakter pieniężny i powinny znaleźć się w sprawozdaniu do UOKiK, a które powinny zostać wykluczone i być widoczne jedynie w raporcie biznesowym.

Rozwiązanie szyte na miarę

Przygotowane przez nas rozwiązanie do obsługi zatorów płatniczych w pełni dostosowujemy do potrzeb i procesów Klienta. Zdajemy sobie sprawę, że w każdej firmie procesy wyglądają inaczej, dlatego na etapie tworzenia Małej Koncepcji Biznesowej określamy z Klientem kryteria, na podstawie których budujemy spersonalizowane rozwiązanie. Konfiguracyjnie możemy wykluczyć z analizy wskazany rodzaj dokumentu, kod księgowania, czy grupę kontrahentów. Dodatkowo, na podstawie zdefiniowanych warunków, program jest w stanie zidentyfikować, w jaki sposób świadczenie zostało spełnione. 

Warto również zwrócić uwagę, że jesteśmy w stanie określić różne filtry w zależności od potrzeb ich wykorzystania. Do Raportu UOKiK możemy wykluczyć pozycje np. ze względu na kraj kontrahenta, natomiast w części biznesowej rozwiązania chcemy zobaczyć pełny obraz niezależnie od siedziby partnera. Podobnie z formą spełnienia świadczenia – w Raporcie UOKiK wykazujemy jedynie świadczenia spełnione/otrzymane pieniężnie, natomiast do części biznesowej będą wchodzić również świadczenia spełnione/otrzymane niepieniężnie. 

Na podstawie doświadczenia zdobytego podczas przeprowadzonych wdrożeń możemy zauważyć, że rozwiązanie pozwala zweryfikować procesy księgowe w spółkach, a dzięki temu w długoterminowej perspektywie stanowi punkt wyjścia do ich uporządkowania. 

Jeżeli zainteresowała Cię powyższa treść, ale jednocześnie masz jakieś wątpliwości/ pytania – napisz do Nas. Spotkajmy się i postaramy się wspólnie ocenić, czy Nasze rozwiązanie odpowiada wymaganiom Twojej firmy. Wystarczy, że wypełnisz formularz zgłoszeniowy na dedykowany webinar, a My zajmiemy się resztą.

Autor: Danuta Bartodziej

Przeczytaj też podobne wpisy:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Umów się na specjalny webinar dla Twojej firmy!

guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments