Podstawowe cechy rozwiązania oraz korzyści z wdrożenia opisaliśmy tutaj, natomiast w niniejszym artykule przedstawimy funkcje naszego produktu i wyjaśnimy, dlaczego jest korzystniejszym wyborem niż standardowe rozwiązanie SAP.
Spis treści
Standard SAP
W standardzie firmy SAP została opracowana nota zawierająca nowy raport przedstawiający łączną kwotę opóźnienia w realizacji świadczeń pieniężnych w wybranym okresie. Dostęp do raportu można uzyskać poprzez transakcję RFIDPL_EXCESSIVE_DELAY.
Na ekranie wyboru raportu można określić takie parametry jak jednostka gospodarcza, rodzaj dokumentu, a także wskazać dostawcę, odbiorcę lub konto zbiorcze. Kryteria wyboru można dodatkowo rozszerzyć, m.in. podając konta księgi głównej oraz zakres dat rozliczenia.
W raporcie zostaną przedstawione dwie tabele – osobno dla dostawców i odbiorców. Dane o świadczeniach pieniężnych prezentowane są
w przedziałach: poniżej 30 dni, od 31 do 60 dni, od 61 do 120 dni i powyżej 120 dni dla rozliczonych dokumentów. W raporcie ujęte są także świadczenia spełnione po terminie wymagalności oraz niespełnione.
Na tym możliwości rozwiązania przygotowanego przez SAP się kończą. Użytkownik nie ma możliwości przeanalizowania, które dokumenty znalazły się w raporcie, ile wynosiło przeterminowanie ani w jaki sposób świadczenia zostały spełnione/otrzymane ani nawet zweryfikowania, co dokładnie składa się na zaprezentowane kwoty.
Standardowe rozwiązanie SAP ma jeszcze szereg innych mankamentów. Po pierwsze firma podkreśla w opisie swojego rozwiązania, że „wszystkie płatności powinny być rozliczane z fakturą w tym samym dniu, w którym zostały zaksięgowane. Dopiero wtedy data rozliczenia będzie równa faktycznej dacie płatności”. Jednak w rzeczywistości rozliczenie nie zawsze następuje w tej samej dacie co płatność, a więc dane prezentowane w raporcie będą nieprawdziwe.
Po drugie faktury korygujące są poprawnie interpretowane i niewykazywane w raporcie zgodnie z wymogami tylko w przypadku, gdy księgowane są za pomocą noty kredytowej, a w polu Referencja widnieje numer faktury. W sytuacji gdy korekty nie są księgowane za pomocą noty kredytowej, nie zostaną poprawnie wykazane w sprawozdaniu.
Po trzecie faktury skompensowane są wykazywane w raporcie jako zapłacone, natomiast zgodnie z wymogami kompensaty nie powinny być wykazywane w sprawozdaniu, ponieważ nie jest to pieniężna forma spełnienia świadczenia.
Po czwarte rozwiązanie przygotowane przez SAP nie obsługuje płatności częściowych księgowanych mechanizmem pozycji pozostałych.
W związku z tym nawet jeśli faktura została częściowo zapłacona a rozrachunek rozliczony, to pełna wartość świadczenia zostanie wykazana jako spełniona/otrzymana, co również powoduje, że prezentowane dane nie są poprawne.
Obserwuj nas na LinkedIn
Obserwuj nas
Rozwiązanie Fintiery
Fintiera przygotowała autorskie rozwiązanie odpowiadające na braki pojawiające się w standardzie. Klient ma możliwość wskazania zakresu danych, które powinny zostać wykluczone ze sprawozdania za pomocą parametrów konfiguracyjnych. Do wykluczeń podmiotowych zaliczamy m.in. grupy kontrahentów, kraj kontrahenta, czy kontrahentów w postępowaniu upadłościowym, zaś do wykluczeń przedmiotowych – dział gospodarczy, rodzaj dokumentu, konto zbiorcze KG, czy operację specjalną KG.
Ekran selekcji daje użytkownikom szerokie możliwości sprecyzowania zakresu danych, dla których ma zostać przygotowany raport. Oprócz podstawowych parametrów, takich jak jednostka gospodarcza, numer dostawcy/odbiorcy, należy wskazać okres oraz datę raportowania. Ponadto użytkownik ma możliwość wskazać datę kursu, a także wybrać, czy Podsumowanie powinno zostać wyświetlone w walucie krajowej, czy walucie dokumentu. Szeroki zakres parametrów wyboru pozwala np. wygenerować sprawozdanie o terminach zapłaty za cały rok lub wybrane miesiące, dla całej spółki lub wybranych działów, czy dla określonej grupy kontrahentów.
Użytkownik ma dostęp do dwóch zakładek, w których prezentowane są dane sumaryczne i detaliczne. Zakładka Dane sumaryczne zawiera Podsumowanie, w którym wskazane kolorem zostały dane, które muszą znaleźć się w sprawozdaniu do UOKiK, oraz układy uzgodnieniowe. Dzięki temu przygotowanie sprawozdania przebiega sprawnie i nie wymaga dużego zaangażowania użytkownika.
W ramach wdrożenia możemy dowolnie zdefiniować formy spełnienia świadczenia oraz sposoby ich identyfikacji w zależności od specyfiki biznesowej klienta. Jak przedstawiono na poniższym zrzucie, może to być m.in. przelew, płatność kartą, czy gotówką, ale także formy, które zgodnie z wymogami nie będą widoczne w raporcie, jak korekta czy kompensata.
Dolna tabela umożliwia prezentację danych w trzech układach:
- Organizacyjnym
- Przedmiotowym
- Podmiotowym z wiekowaniem
Zaznaczając wybrany wiersz układu i przechodząc do zakładki Dane detaliczne, otrzymujemy wykaz dokumentów składających się na zaznaczoną pozycję, dzięki czemu w łatwy sposób użytkownik ma możliwość zweryfikować dokumenty, które znalazły się w danym zakresie. Dodatkowo dzięki odnośnikom może przejrzeć zarówno faktury, jak i dokumenty płatności.
Po zaznaczeniu wybranego dokumentu w dolnej części prezentowane są szczegóły dokumentu, m.in. w jaki sposób faktura została zapłacona – np. jeśli została zapłacona w trzech częściach, to zostaną one wykazane z odrębnymi datami płatności.
Rozwiązanie pozwala na konfiguracyjne dostosowanie logiki działania do indywidualnych potrzeb klienta (np. włączenie/wykluczenie z analizy rodzajów dokumentów, kont KG etc.). Dodatkowo użytkownicy mają możliwość ręcznej zmiany danych w raporcie, poprzez korektę daty płatności lub wymagalności, a także wskazanie pojedynczych dokumentów, które powinny znaleźć się w raporcie lub powinny zostać z niego wykluczone, niezależnie od wcześniej zdefiniowanych kryteriów.
Jakie są kluczowe zalety oprogramowania proponowanego przez Fintierę?
- Raport roczny w strukturze zgodnej z wymogami sprawozdania o terminach zapłaty
- Dodatkowy raport detaliczny zapłaconych (w tym częściowo) i niezapłaconych faktur dostawców i odbiorców z danego okresu,
ze wskazaniem odpowiadających im dokumentów płatności oraz potrąceń - Pełna automatyzacja przygotowania sprawozdania o terminach zapłaty w SAP
- Parametryzacja kryteriów przedmiotowych i podmiotowych zgodnie z wymogami ustawy
- Obsługa różnych mechanizmów księgowań i rozliczeń dokumentów m.in. płatności częściowych, korekt, kompensat i zaliczek, mając na uwadze, że zgodnie z wytycznymi niektóre formy spełnienia świadczenia nie powinny znaleźć się w sprawozdaniu (np. korekty, kompensaty)
- Detaliczna analiza łańcucha rozliczeń umożliwia właściwą identyfikację sposobów spełnienia świadczenia w odniesieniu do części faktury
- Układy uzgodnieniowe i detaliczne sprawozdania umożliwiają weryfikację danych na etapie przygotowania danych
- Możliwość analizy danych dotyczących praktyk płatniczych spółki
Bardzo trudno wyobrazić sobie pracowników muszących analizować kilkaset tysięcy dokumentów w celu przygotowania sprawozdania, czy odpowiedzi na zapytanie UOKiK. Sprawdzenie czy faktura została zapłacona częściowo, skompensowana lub skorygowana oraz weryfikacja faktycznej daty spełnienia świadczenia wydaje się niemożliwa. Właśnie dlatego przygotowaliśmy rozwiązanie, które odpowiada na te potrzeby. Pełna automatyzacja przygotowania sprawozdania, a jednocześnie dostępne układy uzgodnieniowe i detaliczne sprawozdania umożliwiają weryfikację danych na etapie ich przygotowania.
Autor: Danuta Stokłosa
Wsparcie dla Twojej firmy
Twoja Firma boryka się z problemami, które powodują zatory płatnicze? Eksperci Fintiery potrafią sobie z tym świetnie poradzić. Odwiedź specjalną stronę: Zatory Płatnicze – i poznaj rozwiązania, jakie przygotowaliśmy.
